Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

mikor küldték el és kihez, irattárba érkezett-e az irat* ha igen, mikor, sőt ugyanebben a segédletben tüntetik fel azt is kiselejtezték-e később az iratot és mikor* izek az adatok valóban igen hasznosak az irat mindenkori helyének felkutatásánál, tehát azokat mindig rendszeresen, kihagyások nélkül, pontosan be kell vezetni* A feljegyzett adatok azonban csak abban az ecsetben válnak hasznosíthatókká, ha a keresett iratra vonatkozó bejegyzéseket akár az irat keletkezésének, vagy beérkezésének időpontja utján, akár más kisegitő segédlet Igénybevételével már megtaláltuk* Szükség van tehát olyan segédletekre, melyek az ol^aa iratok, ill, az olyan iratokra vonatkozó feljegyzések felkutatását is lehetővé teszik, melyek keletkezésének, vagy beérkezésének időpontja se&^a keseeáa pilía&atábsn ismeretes. Az iratok felkutatása érdekében készülő segédleteket mutatóknak, indexeknek nevezzük, A mutató jellegű segédlet - mint láttuk - nem az iratok keletkezésének vagy beérkezésének, hanem az irat egyik lényegesebb elemének, az irat tárgyának ismeretében teszi lehetővé a felkutatást, így, ha valamely irat keletkezésének, vagy beérkezésének napját nem ismerjük, de tudjuk, mi az irat tárgya - az irat felkutatását a mutatc jellegű segédlet hivatott lehetővé tenni, A mutató mint láttuk, elvben az iratok tárgyát tűnteti fel, ée feltűntetheti az iratok tárgyához kapcsolódó személyek.hely ségek nevét is, sőt az utóbbi időben egyre gyakrabban, mint focimét a küldő hatóság nevét is, A sálunk használatos mutatók általában alfabetikus rendben tüntetik fel az iratokat, de egyre több a szisztematikus mutató, és a két mutató-fajta többékevésbé szerencsés kereszteződései, A mutatóknak az az egyedüli rendeltetése, hogy az egyes iratoknak az egyéb segédletekben szereplő adatait hozzáférhetővé tegye* Innék megfelelően a tárgyon kivül a mutató általában csak azt a nyilvántartási számot adja meg, mely alatt a szerv segédlet-rendszerének megfelelően valamely más segédletben az irat felkutatásához szükséges további adatokat megtaláljuk. Mint láttuk, ezeket az adatokat egyes szerveknél az iktatá- • si segédletben; tartják nyilván, A nagyobb forgalmú, tehát decentralizál tabtb iratkezelésü szervek ezeket az adatokat külön