Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

segédletekben rögzítik, A különféle szerveknél az un, szerelő, kézbesítő, sorkönyvek egész sora szolgálja azt a célt, hogy egy bizonyos iratról keletkezésétől vagy beérkezésétől kezdve egészen irattárba helyezéséig, sőt még azután is, bármikor meg lenesen tudni, hol /kinél/ vas, mióta van ott, sőt- esetleg hitelesen bizonyítani is lehessen, hogy az iratot annakidején valóban át is vették, A túlságosan is változatos segédletfajták részletss ismertetésére fölösleges itt kitérni, célszerűbbnek látszik ennél a segédletekkel - a számbavételi és a keresési segédletekkel - szemben- támasztható követelményeket egyértelműen rögzíteni, azzal

6 hogy minden segédlet, mely ezeknek a követelményeknek megfelel, általában minden további nélkül bevezethető és alkalmazhatée A legjobb segédlet persze az, mely ennek a követelménynek kevesebb munkaerő és kevesebb anyagi eszköz ráfordításával is meg tud felelnie Ügy szerv iratkezelési segédleteinek rendszerével szemben támaszthaté legáltalánosabb követelmény az, hogy a szerv Összes iratairól megbízható* pontos tájékoztatást tudjon nyr# tani, A számbavételi segédletekkel szemben támasztható követelmény, hogy pontos leltárszerü adatokat szolgáltassanak a szerv összes iratairól és azok keletkezésének, vagy beérkezesének időpontjáról* A keresési segédletek rendeltetése,hogy pontos adatokat szolgáltassanak a számbavételi segédletekben szereplő összes iratoknak a szerv dolgozói /ügyintézők és kezelék/ ós részlegei /osztályak, irodák stb,/ közötti útjáról, az iratok mindenkori hollétéről, más szervnek történt átadásáról vagy megsemmisítéséről /selejtezéséről/* fölösleges tehát uniformizáló szabályokat és merev sémákat szerkeszteni a segédletek rendszeréről* Az ilyen, íróasztal mellett kifundált, bürokratikus uniformisok sosem tapadnak elég szorosan a különféle szervek sajátos adottságaihoz és alkalmazásuk erőszakolása hol fölösleges többletmunkát okoz, hol pedig rendeltetésével ellentétes eredményeket hoz létre, Helyes volna, ha a tanfolyam hallgatói megvizsgálnák a munkaadó szervüknél jelenleg vezetett összes ügyviteli segédleteket, azok összefüggésének, egymásba kapcsolódásának rend-