Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása
gédletek funkciója mindössze annyi, hogy az iratok legfőbb adatait - mondhatnánk leltári ismertető jeleit - a keletkezés, a beérkezés sorrendjébe® felsorolják. Az ilyen segédlet nem egyéb tehát, mint a rendeltetésszerűen a szerv birtokában lévő összes iratoknak az iratok keletkezésének, beérkezésének időrendjében készült és folyamatosan kiegészülő számbavétele, lel- táraj A megbízható módon, pontosan vezetett iktatókönyvből, iktatási kartotékbél, vagy bármilyen más nevű, de ilyen rendeltetésű segédletből, a legrövidebb időn belül meg lehet állapítani, hogy hány iratnak és mely iratoknak kell a szervnél lenniök, hogy bizonyos irat bizonyos napon valóban beérkezett-e stb. Bármely módszer szerint vezetnék is ezt a segédletet, ha abból az ilyen jellegű kérdésekre megkapjuk a pontos, megbízható választ,alapvető rendeltetésének tökéletesen megfelel,Bz a segédletfajta azonban az iratok felkutatásához csak abban az esetben nyújt segítséget, ha az épp keresett irat keletkezésének, beérkezésének időpontja ismeretes. Amennyiben azonban csak az irat küldője, vagy tárgya ismeretes, ez a segédletfajta az irat felkutatására nem használható* A különféle szerveknél bevezetett segédlet-űrlapok a fenti adatokon /az irat keletkezésének, beérkezésének napja, az irat küldője,' tárgya/ kivül, több egyéb adat rögzítését is megköveteli. Így egyes űrlapok előírják annak a feljegyzését is, hogy az ügyirat a küldő szervnél * milyen nyilvántartási számot kapott, hogy az irat a küldő szervnél mikor jött létre stb,JS~ zek az adatok azonban csak az ir t leltári azonosításánál hasznosíthatók, az iratnak a szerv többi iratai közötti felkutatását semmivel sem könnyítik meg. Egyes szerveknél az ilyen jellegű segédletekben jegyzik fel az irat ügyintézőjének, vagy az iratban tárgyalt ügy elintézésére kijelölt részlegnek a nevét, vagy jelzését, sőt egyes szerveknél még az ügyintézés további menetének adatait, az ügyintézés további fázisait s azok időpontját is az ilyen jellegű segédletekben jegyzik fel, Xgy egyes szerveknél az iktatókönyvben, vagy az iktatási kartotékon jegyzik fel, mikor kapta meg az ügyintéző az iratot, melyik másik ügyintézőhöz vagy részleghez továbbította és mikor,keletkezett-e az irattal kapcsolatos kiadmány a szervnél, azt
