Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

III. Az iratok fizikai fennmaradásának biztosítása

iratsorozatok, is /pld. kartotékok/, amelyeknél a doboz az egyétlen számbavébető tárolási mód. Az ügyiratok alakjától eltérő - nagyobb méretű, különleges formájú, vagy anyagú - darabok elhelyezésekor mindenkor azok sajátosságaihoz kell alkalmazkodnunk. A legfontosabb szempontunk itt is az legyen, hogy az iratok eredeti alakját s méreteit a lehetőséghez képest megőrizzük. Térképeknél és tervrajzoknál a régebben szokásos tekercmalak helyett célszerűbb azoknak kiterített állapotbanJ irattókákba való borítékolása, amelyeket * célra készült lapos fi£~ kos szekrényekben kell elhelyezni. A kiterített állapotban őrzött anyag használata ugyanis sokkal könnyebb, mint a göngyölítetté. Természetesen 8 tulnagy terjedelem gyakorta már eleve kizárja a kiterített állapotban való őrzés lehetőségét,s a fő* ként rajzanyagnál oly fontos töretlenség, a lapoknak csak a göngyölített tekercs formájával biztositható* Mindezek csak általános irányelvek, amelyeket szem előtt kell tartanunk. A gyakorlati kivitelt mindenkor az anyag természete, formája szabja meg s nem utolsósorban a rendelkezésre álló pénzügyi keret. Az irattár berendezése ; Ügy a raktári helyiségek berendezése, mint az iratanyag elhelyezési módjának megválasztása tekintetében a rendelkezésre álló tér minél teljesebb kihasználására, továbbá az iratanyag egészségi feltóteleinek és a legkorszerűbb technikai kezelés lehetőségeinek biztosítására kell törekedni. Az irattári helyiség terének teljes kihasználását szinte parancsplólag írja elő az írattermelés rohamos növekedése. Ma a legtöbb irattár férőhelyhiánnyal küzd, s minthogy uj helyiségek előteremtése nem megy könnyen, a meg lévő helyiséget kell maradéktalanul kihasználni. / Az iratok elhelyezésére szolgáló!?berendezés nyitott állvány, vagy szekrény lehet. A szekrényrendszer hátránya, hogy sok felhasználható tér megy veszendőbe, s emellett az iratanyag a világosság és a ti szta levegő hiánya miatt a szekrényben hamarabb megdohosodik és megpenészesedik, mint a nyitott állványon. Ezek a hátrányai to>b irattárban még ma is használatos fiókos vagy ajtós állványrend-