Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

III. Az iratok fizikai fennmaradásának biztosítása

teti az iratok; anyagának épségét s ezért minden eszközt meg kell ragadnunk, hogy az iratoknak fraktüralakhan való kezelését kiküszöböljük* * több ügyiratod magába foglaló egységek elhelyezésére a doboz, a hevederrel átkötött fedőlemez, vagy a kötet felel meg a legjobban* A három közül a legutóbbi valójában csak a könyvjellegű anyagnál, az irattári segédkönyveknél, a jegyzőkönyveknél, összeírásoknál, pénztári vagy adókönyveknél s más hasonló jellegű könyveknél jelent kielégítő megoldást, vagyis annál az anyagnál, amely már létrejöttekor is tulajdonképpen kötetformát mutatott* A szorosabb értelemben vett ügyiratok beköttttése és könyvalakban való őrzése az iratok kímélése és védelme szempontjából is a legelőnyösebb* Ügyelni kell azonban arra, hogy csak valóban összetartozó iratok fűzessenek egybe, továbbá 9 hogy a fűzés /kötés/ során az iratokon lévő szöveg meg ne sérüljön* A legigénytelenebb* tehát legáltalánosabb tárolási eszköz a hevederrel átkötött kemény kartonlemez* A legelőnyösebb a csatos hevederrel való csomózás, mivel a csomó nyitá-s sát és zárását szinte egyetlen mozdulattal lehetővé teszi* A csomók fedőlemeze! legyenek valamivel /kb* 1 cm*-r el/nagy óbbak, mint a befoglalt iratok, hogy az átkötött csőmé élére állítva a fedőlemez alsó szélein álljon és ne az iratokon* A fedőlapok ilyen méretezése kiküszöböli a kötőhevedernak az iratokkal való közvetlen, a lapszóleket rongyoló érintkezését is* A hevedernek a kötésből megmaradó részét ne a csomók oldalán, hanem a hátsó fedőlemeznél rögzítsük* A csomókat az állványokon felállítva kell elhelyezni* Hagy csomókat a könynyebb kezelésre való tekintettel nem tanácsos kötni* Legcélszerűbbek a 12-14 cm* vastagságú csomók, mert ezek jól kezelhetők és gazdaságosan állványozhatok* .Ügyeljünk arra* hogy egy-egy csomóban lehetőleg azonos, vagy hasonló méretű iratok legyenek elhelyezve* A szórványosan előforduló különleges méretű ügyiratokat vagy az ilyen mellékleteket /térképek, tervrajzok,fényképek, klisék stb*/, a sorozat végén külön kell elhelyezni, de ezt a fényt utalódlap segítségével jelezni kell* Amennyiben pedig egyes iratsorozatoknál a darabok alakja túlságosan változó lenne,ilyen esetben célszerűbb a dobozrendszer alkalmazása* vannak olyan