Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

III. Az iratok fizikai fennmaradásának biztosítása

III. AZ IRATUK FIZIKAI HSEMABAPASÁNAK BIZTOSÍTÁSA Az iratkezelési dolgozóknak, de elsősorban az irattári dolgozóknak nemcsak arra kell törekedniük, hogy az állami szervek iratai tartós papíron, időtálló Íróanyag felhasználásával állíttassanak elő, hanem főképp arról kell gondoskodni© k, hogy a már létrejött iratok fizikai megőrzésének feltételei minél tökéletesebben biztosítva legyenek, A 45/195Ő/VII.30./ az, kormányrendelet előírja,hogy az állami szervek vezetőinek meg kell teremteniök az iratok elhelyezésének és megőrzésének a feltételeit* Ebből következik az irattári dolgozóknak az a kötelezettsége, hogy a szervek vezetőinek figyelmét az esetleges hiányosságokra ecsetenként felhívják és a hibák kiküszöbölése érdekében teendő intézkedésekre konkrét javaslatot tegyenek. Minden irattóri dolgozónak épp ezért alaposan ismernie kell az iratok tárolásával, elhelyezésével, gondozásával kapcsolatos legfontosabb követelményeket és előírásokat* Az iratok tárolási eszközei Az iratok tárolási eszközei igen különbözők* Általános san előfordulj tárolási eszközök maj a doboz, a hevederrel átkötött fedőlemez, az irattéka, a hengeralaku tok és a kötet. Az iratanyag tárolási eszközének megválasztásában két alapelvet kell szem előtt tartanunk: egyfelől az iratok egyszerű és gyors kezelésének biztosítását,, másfelől a kezelés során történő rongálcdásnak, kopásaák minél tökéletesebb kiküszöbölését. Az együvé tartozói az egy ügyirat részeit képező iratokat külön böritóivben kell őrizni. Az ilyen iratok összekapcsolásánál kerülni kell a vékony zsineg /az un**'kan tár"/ és a fémből készült iratkapcsolók alkalmazását* Ha az ügyintézés során mégis alkalmaznák ezeket, az irattárban ezeket mindenképpen el kell távolítani. Az ügyiratoknál szerezzünk érvényt annak az alapelvnek, hogy az ügyiratok eredeti ívrét alakjukban? kiterítve, haj* togatás nélkül kezeltessenek, A papíranyag silányabb minősége mellett a fraktur-kezelés, az iratok megtörése veszélyez-