Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek
A levéltárak középtávú (5 éves) pénzügyi tervet és éves költségvetést készítenek. A fióklevéltáraknak önálló költségvetésük nincs, a működésükhöz és fenntartásukhoz szükséges pénzügyi eszközöket a levéltár költségvetésében kell biztosítani. A levéltárak gazdálkodására az általános pénzügyi-jogi szabályozások és az őket fenntartó szervezeteknek az előbbiekkel nem ellentétes külön előírásai az irányadók, így: kiadást csak ténylegesen elvégzett munkáról, nyújtott szolgáltatásról, szállításról szóló, érvényesítési záradékkal ellátott, felülvizsgált és utalványozott bizonylat (számla, bérjegyzék stb.) alapján lehet teljesíteni, bevételi kötelezettséget pedig csak jogszabály vagy számla ellenében lehet előírni és beszedni. A bevételekről és kiadásokról, valamint a levéltári vagyon állagában bekövetkező változásokról, a kettős könyvvitel előírásai szerinti számadást kell vezetni, amely pénzértékben (forintban) és mennyiségben (analitikus könyvelés) is rögzíti a levéltári vagyon változásait. A gazdálkodásról és annak eredményéről félévenként egy rövidebb számszaki, év végén egy teljes számszaki és szöveges beszámolót (költségvetési beszámoló jelentés) és szabályszerű vagyonleltárt kell készíteni. A beszámolójelentést a felügyeleti szervhez kell benyújtani, amely azt (hasonlóan az éves költségvetéshez) beépíti saját beszámolójába. Az ügyvitelgépesítés fejlődésével és szélesebb körű elterjedésével a számviteli feladatok elvégzésének módszerei is változnak és fejlődnek (lyukkártya, lyukszalag mint adathordozó). Fejlődik az adatfeldolgozás és összesítés is (elektronikus számítógépek), így lehetővé válik, hogy a vezetés gyorsabban, sok olyan gazdálkodási jellemző adat birtokába jusson, amelyek megalapozottabb vezetői döntéseket segítenek elő. A levéltár gazdálkodásáért, a költségvetési előirányzatok rendeltetésszerű és gazdaságos felhasználásáért, a társadalmi tulajdon védelméért, a pénzügyi szabályok betartásáért a levéltár vezetője (főigazgatója, igazgatója) és a levéltár gazdasági vezetője együttesen felelősek. 4. Munkavédelem, tűzrendészet A munkavédelemmel kapcsolatos teendőket a Munka Törvénykönyve (VIII. fejezet), valamint az annak végrehajtásával kapcsolatban kiadott SZOT szabályzat és miniszteri utasítások szabályozzák. A Munka Törvénykönyve kimondja: „Társadalmi rendünkben légfőbb érték az ember. Ezért a Magyar Népköztársaság a munkavédelem intézményes megszervezésével, a biztonságos munkakörülmények megteremtésével és állandó egészségügyi gondozással védi a dolgozók egészségét és testi épségét" (81.§). A levéltárnak - a törvényes előírásoknak megfelelően - gondoskodnia kell arról, hogy a dolgozók az egészséges és biztonságos munkavégzésre vonatkozó (munkájukkal összefüggő) szabályokat elsajátítsák. A dolgozót a munkába állításkor munkavédelmi oktatásban kell részesíteni, és az oktatás anyagáról be kell számoltatni.