Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

szítésére vonatkozóan kiadott irányelveknek megfelelően ismerteti az elvégzett feladatokat; indokolja a munkaterv esetleges módosításait, illetőleg egyes feladatok el nem végzését. A jelentést a levéltárfenntartóhoz kell jóváhagyásra felterjeszteni. A jelentéshez mellékelni kell az ún. „Adatszolgáltatás" előnyomott űrlap kitöltött példányát. A levéltárfenntartó a beszámolójelentés egy példányát jóváhagyás előtt megküldi a KM Levéltári Osztályának, amely írásban közli észrevételeit a fenntartó szervvel. A levéltár a jelentésnek a Levéltári Osztályhoz küldendő példányához csatolja a tárgyévben készített raktári jegyzékek és ideiglenes raktári jegyzékek egy példányát, a levéltár törzskönyvében bekövetkezett változásokról a LÜSZ 98. §-ában előírt bejelentőlapot és jegyzéket, valamint az „Adatszolgáltatás" egy példányát. A levéltári munka irányítását szolgáló adminisztratív munkák közé tartozik az ún. tervezési statisztika elkészítése. A tervezési statisztika a levéltári feldolgozó munka terén elvégzésre váró feladatok mennyiségi adatait közlő táblázatos kimutatás, amely a fondkartonok (vagy más fondnyilvántartások) adataira épül. A tervezési statisztikai kimutatást évenként, az év végi állapotnak megfelelően kell elkészíteni. Ez a kimutatás részét képezi a már említett „adatszolgáltatásinak. A tervezési statisztika a munkatervek megalapozásául szolgál. 2. A levéltári ügyvitel A levéltár - ügyrendjében meghatározott időben - ügyfélszolgálatot tart. Az ügyfélszolgálatot és az azzal kapcsolatos írásbeli feladatokat a levéltár igazgatója által meghatározott beosztás szerint, a tudományos dolgozók és a levéltári szakalkalmazottak önállóan látják el. Az ügyfél által személyesen benyújtott vagy postán megküldött vagy hivatali átirat formájában érkezett beadvány ügyében az elintézésre kijelölt dolgozó a levéltárigazgató vagy megbízottja által adott határidőre érdemben köteles intézkedni. A levéltár iratkezelése - éppúgy, mint minden más szervé - iratkezelési szabályzatában meghatározott formában folyik. A fióklevéltár tevékenysége kapcsán létrejött ügyiratokat a levéltár iratkezelésében meghatározott módon, a levéltár irattárának szerves részeként kell kezelni. 3. A levéltár gazdálkodása A levéltárak (országos, tanácsi és szaklevéltárak) költségvetési intézmények, amelyek a bruttó rendszerű költségvetés előírásai szerint gazdálkodnak. A bruttó rendszerű költségvetési gazdálkodás azt jelenti, hogy bevételeik az őket fenntartó szervezetet (Kulturális Minisztérium, Megyei Tanács, illetve a szaklevéltárat fenntartó intézmény) illetik meg, a levéltár fenntartási és működési költségeit pedig teljes egészében a fenntartó szervezet biztosítja (finanszírozza).