Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

A levéltári munka irányítása természetesen nem képzelhető el bizonyos adminisztráció nélkül. A LÜSZ szerint a levéltárigazgató gondoskodik a levéltár munkatervének elkészítéséről. Meghatározott időszakonként ő számol be a levéltár működéséről és a terv végrehajtásáról. Azt, hogy a levéltárnak milyen időszakokra kell munkatervet készítenie, a kulturális miniszter (szaklevéltár esetében a fenntartó, illetőleg annak felügyeleti hatósága - a kulturális miniszterrel egyetértésben) határozza meg. Általános levéltáraink ötéves (távlati) és éves (időszakos) munkatervek alapján dolgoznak. A levéltárigazgatónak a levéltár munkatervét a felügyeleti hatóságok által megadott irányelvek alapján, a dolgozók bevonásával, az ügyrend betartásával kell előkészítenie. Az előkészítés során a levéltárigazgató a dolgozókat tájékoztatja a felsőbb helyről kapott szempontokról, a levéltár munkájára vonatkozó elgondolásairól és terveiről, meghallgatja véleményüket, megválaszolja a munkára vonatkozó javaslataikat. Ennek érdekében a terv előkészítésének vagy véglegesítésének bármelyik szakaszában munkaértekezletet hívhat össze. A munkaterv személyi felbontására nézve - a feladatok méltányos megosztásának biztosítására - az érdekelt dolgozókat munkaértekezleteken hallgatja meg, illetőleg a tervfelbontásra vonatkozó javaslatot kér tőlük, majd a terv összeállítása után azt levéltári tervértekezleten vitára bocsátja. A levéltár távlati munkaterve munkafajtánként tételesen felsorolja a tervidőszakra tervezett munkákat, ezek során munkába veendő levéltári anyag mennyiségét. A levéltárjóváhagyott távlati munkatervét a tervidőszak során évenkénti bontásban is el kell készíteni és jóvá kell hagyatni. A levéltár éves munkaterve munkafajtánként tételesen felsorolja a levéltár által az irányelvekkel és jóváhagyott távlati tervvel egyezően megoldani kívánt feladatokat, az ennek során elvégzendő munka jellegét, a munkába vonandó levéltári anyag mennyiségét, valamint a feladat megoldására kijelölt személyek nevét és-a szükségesnek vélt, napokban kifejezett összidőt. A munkatervnek összhangban kell lennie a levéltár számára megállapított pénzügyi kerettel. A tervet a tanácsi levéltárak előzetes véleményezésre a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályához terjesztik fel, és a kapott észrevételek figyelembevételével összeállított tervet terjesztik fel a levéltárfenntartóhoz. A levéltárfenntartó a hozzá felterjesztett munkaterv egy példányát jóváhagyás előtt megküldi a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályának, amely közli a levéltárfenntartóval észrevételeit. A munkatervet a levéltárfenntartó hagyja jóvá; az általa kívánt módosításokat a munkatervben végre kell hajtani. A jóváhagyott éves munkatervet a levéltárigazgató személyekre és munkanapokra is felbontja és azt a dolgozókkal közli. Jóváhagyott munkatervet csak a levéltárfenntartó utasítására vagy hozzájárulásával lehet módosítani. A tervmódosításról a levéltárnak értesítenie kell a Levéltári Osztályt. A levéltár a maga munkájáról éves jelentésben számol be a levéltárfenntartónak. A jelentést az igazgató munkaértekezleten beszéli meg a dolgozókkal. A jelentés a munkatervvel azonos szerkezetben és részletezésben, a beszámoló ké-