Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

tozás alá, vagy olyan letétről, amelynek kutatását a letevő a letéti szerződésben nem korlátozta. Ha azonban a levéltár állományába tartozó olyan anyagról van szó, amely a tájékoztatást kérő magánszemélynek, egyenesági rokonának vagy más jogelődjének megállapítható módon rendeltetésszerűen birtokában volt, vagy abba kellett hogy kerüljön, illetőleg amely a kérelmezőre vonatkozó jogviszonyt tanúsít, vagy ilyen jogviszonyra vonatkozik, a tájékoztatást a kutatási korlátozástól függetlenül meg kell adni. Szerveknek az esetleges kutatási korlátozások ellenére is adható mindennemű tájékoztatás, ha a kérelmező szerv az adatot tartalmazó levéltári anyag fondképzője vagy a fondképző jogutódja, illetőleg, ha törvényesen megállapított hatáskörében eljárva kéri a tájékoztatást. Az ügyvédi munkaközösségek tagjai - ha nem szervet, hanem magánszemélyt képviselnek - magánfeleknek számítanak. Ha nem saját személyüket illetően járnak el, ügyvédi meghatalmazást kell felmutatniuk. A tájékoztatás szóbeli vagy írásbeli kérelemre szóban vagy írásban történhet. A levéltár az őrizetében levő iratokról tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot is kiad. Ezt azonban csak írásos, illetőleg a levéltár által feljegyzés formájában írásba foglalt szóbeli megkeresésre teheti. A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és nem formahű értesítés, amely a kérelmező magánszemélyek személyi körülményeire, jogaira és kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatokat, illetve - a fél kifejezett kérelmére - az ilyen adatokat tartalmazó levéltári anyag hiányát közli. Egy tartalmi kivonat tartalmazhatja több iratnak a keresett tárgyra vonatkozó adatait is. A tartalmi kivonat illetékköteles. A hiteles másolat tartalmára nézve lehet teljes vagy kivonatos, formájára nézve lehet szöveghű (írásos) vagy szöveg- és formahű (fénykép) másolat. A teljes másolat az adott irat teljes szövegét tartalmazza. A kivonatos másolat az adott iratnak csupán egyes részeiről készül. A hiteles másolat készítésének megvannak a szabályai. (Ezeket a Levéltárak Ügyviteli Szabályzatának 106. §-a tartalmazza.) Az írásos hiteles másolatot hitelesítés előtt össze kell olvasni az eredetivel, s az összeolvasok nevét fel kell jegyezni a vonatkozó ügyiraton. Ha a másolat több lapra terjed, a lapokat be kell számozni, át kell varrni, és az átvarrást oly módon lezárni, hogy ne nyíljék lehetőség a lapok sértetlen kicserélésére. A hitelesítési záradékot az írásos másolatra közvetlenül a másolt szöveg után, fényképmásolat esetén a reprodukció hátlapjára kell rávezetni. A hitelesítési záradéknak tartalmaznia kell a másolat terjedelmét és fajtáját, az eredetit őrző levéltár nevét és az eredeti irat levéltári jelzetét. Kivonatos hiteles másolat esetén a záradéknak ezenkívül tartalmaznia kell azt is, hogy az idézett szövegrész az eredeti irat mely helyén (melyik oldalán) található. A hiteles másolat illetékköteles. A hitelesítési illetékek lerovására szolgáló illetékbélyegen a hitelesítési záradék első szavát kell átírni. A másolat hitelesítésére csak az igazgató vagy az általa ezzel megbízott dolgozó jogosult.