Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

2. Kutatószolgálat A levéltárak kutatószolgálatuk révén közvetlenül a felhasználók rendelkezésére bocsátják anyagukat. Azokat a felhasználókat, akik a levéltári anyagban tudományos-, igazgatási- (gazdasági) vagy magánérdekből kutatást végeznek, kutatóknak nevezzük. A kutatónak a levéltárigazgatótól kell kutatási engedélyt kérnie. A kérelemben meg kell jelölnie a témát, amelyben kutatni kíván. Kutatási engedélyt kaphat mindenki, aki 18. életévét betöltötte, kötelezi magát a kutatási szabályok megtartására és rendelkezik a témájára vonatkozó levéltári anyag tanulmányozásához szükséges ismeretekkel. A kutatási engedélyt vissza kell vonni attól a kutatótól, aki a levéltárból levéltári anyagot tulajdonított el vagy az anyagot szándékosan megrongálta. Olyan esetben, amikor a kutató törvénybe ütköző cselekményt követett el, a levéltárigazgatónak feljelentést kell tennie. A levéltár köteles védelmezni a levéltári anyagban foglalt állami és jogos magánérdeket. Kutatási engedélyt nyert személynek előadhatja a témájára vonatkozó levéltári anyagból mindazt, ami nem esik kutatási korlátozás alá. Kutatási korlátozás alá esik általában a 20 évnél fiatalabb (külföldi állampolgárok számára az 1944 után keletkezett) iratanyag, az ennél régebbi anyagból pedig az, amelynek kutatását a kulturális miniszter az iratot létrehozó szerv vagy jogutódja, esetleg más szerv kérelmére, illetőleg az állami érdekek védelmében korlátozta. Ha magyar állampolgár a számára kutatási korlátozás alá vont levéltári anyag kutatásának engedélyezését kéri, a levéltár ehhez az illetékes szervtől kér hozzájárulást. A levéltárnak a kutatás számára megfelelő helyiséget kell biztosítania, meg kell adnia a kutató munkájához szükséges szakmai tájékoztatást, és biztosítania kell a kutatónak levéltári anyaggal való folyamatos ellátását. A kutatási idő alatt gondoskodni kell a kutatók állandó felügyeletéről. A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot „kérőlap", „kísérőlap" és „őrjegy" kitöltésével igényelheti. A kérőlapon és a kísérőlapon fel kell tüntetni a kutató nevét, kutatási engedélyének számát, valamint az általa igényelt levéltári anyag jelzetét. A kérőlapokat a levéltár évente 1-től kezdődő sorszámokkal látja el és 30 évig megőrzi. A kísérőlapokra a levéltáros rávezeti a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének keltét, és az anyag mennyiségével vagy állapotával kapcsolatos megjegyzéseket. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt végig a levéltári anyag mellett kell őrizni, a kutatás befejeztével a levéltári anyag visszaszolgáltatásakor a levéltáros a kísérőlapon igazolja a visszavételt és azt a kutatónak átadja. Az őrjegyre a kutatásra kért levéltári egység jelzetét és a kérőlap számát kell felírni. Minden egyes önállóan kikért raktári vagy levéltári egységről - egymást folyamatos sorrendben követő egységek esetét kivéve - külön-külön őrjegyet kell kiállítani és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag őrzési helyére kell elhelyezni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az anyag kezelője az őrjegyet kiemeli és érvényteleníti.