Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

átvevő levéltár illetékességi vagy gyűjtőkörébe tartozik, azt az átvevő levéltár az illetékes levéltárnak küldi meg. Levéltári anyag cseréjére csak abban az esetben kerülhet sor, ha a csere útján megszerezhető anyag a levéltár illetékességi vagy gyűjtőkörébe tartozik, ha megszerzése szükséges és más módon nem lehetséges, és ha a csere tárgyát képező levéltári anyagok értéke között nem áll fönn jelentős különbség. A cseréhez mindkét levéltárfenntartó hozzájárulása és a kulturális miniszter engedélye szükséges. Irattárba tartozó, valamint irattári eredetű levéltári anyagot nem szabad sem elcserélni, sem más módon elidegeníteni. Nem tekinthető természetesen elidegenítésnek, ha a levéltári anyag valamely más levéltárból az őrzésére illetékes levéltárba kerül át. A fenti megkötések nem vonatkoznak a levéltári anyagról készült reprodukciók (mikrofilmfelvételek, fénykép- és xeroxmásolatok) cseréjére. A levéltár saját előállítású levéltári anyaggal is gyarapodhat. Ilyenek a mikrofilm, fénykép, vagy bármely más technikával készült reprodukció, az iratmásolat, hangszalag stb. Az ilyen levéltári anyag előállítását a levéltár munkatervében meghatározott módon és mértékben végzi. Előfordul, hogy magánszemélyek a tulajdonukban levő levéltári anyagot letétként helyezik el a levéltárban, de anélkül, hogy tulajdonjogukról lemondanának. A levéltárak letétet csak írásban kötött szerződés alapján vehetnek át. A szerződésnek tartalmaznia kell az őrzés időtartamát, ami legalább 25 év, ennél rövidebb időtartamra a levéltárak csak fenntartójuk engedélyével vehetnek át letétet. A letétbe helyezett levéltári anyagot a levéltár ugyanúgy kezeli, mint az állami tulajdonban lévőt, hacsak a letéti szerződés nem tartalmaz erre vonatkozó külön kikötéseket. Ilyen kikötés lehet például az, hogy a levéltár az anyagot lezárt letétként kezelje. Az ilyen nem bocsátható a kutatás rendelkezésére és nem készíthető róla másolat. Lezárt letétként történő megőrzésre a levéltárak legfeljebb 50 év határidőre vehetnek át iratokat. Levéltári kezelésbe vételről akkor beszélünk, ha valamely levéltári anyag bírósági határozat, vagy más hatósági intézkedés következtében kerül a levéltár kezelésébe. Az ilyen anyagot a kezelés szempontjából átmeneti anyagnak kell tekinteni, kivéve azt az esetet, amikor az átadási okmány kifejezetten elismeri az állam tulajdonjogát a szóban forgó anyagra. A levéltáraknak az anyagukban bekövetkezett mindenfajta gyarapodását nyilvántartásba, kell, venniük, mégpedig külön a véglegesen hozzájuk beérkezett növedéket és külön az általuk átvett és esetleg visszaadandó letéteket. Az előbbi a növedéki naplóban, az utóbbi a letéti naplóban történik. A növedéki naplóba, a beérkezés sorrendjének megfelelően vezetik be a hozzájuk véglegesen beérkezett levéltári anyagot, minden esetben megnevezve az átadó szervet vagy személyt és megjelölve az átvétel jogcímét is (a fondképző által történő iratátadás, vásárlás, ajándékozás stb.). A növedéki naplóban fel kell tüntetni minden esetben azt is, hogy a levéltár az átvett anyagot mely törzsszámú fondba vagy fondokba osztotta be.