Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

Az egyszerű mutatók tulajdonképpen a segédletek segédletei, azok használatát könnyítik meg és csak azokon át vezetnek el magához a levéltári anyaghoz. Ezzel szemben a mutató rendszerű segédletek közvetlenül a levéltári anyagra utalnak, tehát önálló segédletek, amelyek a leltáraktól csak rendszerüket tekintve térnek el. Világszerte tapasztalható jelenség, hogy a mai levéltári kutatók időzavarban..szenvednek, sietve gyűjtik a témájukra vonatkozó adatokat, a levéltárak azonban nem képesek kielégíteni gyors adatszolgáltatás iránti igényeiket. A kutatónak, ha a témá, jára vonatkozó teljes forrásanyagot meg kívánja ismerni, esetleg munkanapok százait is rá kell áldoznia. Aki pl. egy hazai község vagy mezőváros történetének levéltári forrásait kívánja összegyűjteni, annak legalább három levéltári intézmény több tucat fondjában számos állagának segédleteit, köztük vaskos ügyviteli és irattári segédkönyveket kell átnéznie, a darabszintű segédletekkel nem rendelkező sorozatokat pedig darabról darabra kell átkutatnia e célból. A kutatókat nem annyira a levéltári anyag rendszere, mint inkább tartalma, az abban előforduló adatok érdeklik. Csak a hivatásos kutatók viszonylag szűk köre képes rá, hogy a levéltári anyagot a fondképzők oldaláról közelítse meg. A többiek nem azt kérdezik először: kik foglalkoztak azzal az üggyel, amelyet vizsgálni kívánnak, hanem közvetlenül azt: milyen információt nyújtanak a levéltári források a kérdéses ügyről, illetőleg témáról? A kutatók tehát a leltárak helyett inkább a gyorsabb tájékoztatást lehetővé tevő, mutató rendszerű segédleteket igényelnének. A levéltárak már korábban is törekedtek a közvetlen tárgyi-tematikai orientálásra. Ez a törekvés vezetett a múltban az iratok pertinencia alapján való rendezéséhez. Anélkül, hogy mai, a proveniencia alapján álló rendezési elveinkből engedni kívánnánk, el kell ismernünk mégis a közvetlen tárgyi-tematikai tájékoztatásra alkalmasabb és a gépi adatfeldolgozásra is felhasználható segédletek iránti igények jogosultságát. A levéltári jelzetrendszert követő segédleteken kívül szükség van tehát olyan segédletekre is, amelyek az iratok íróját, keltét, tárgyát vagy más adatait közvetlenül tárják fel, amelyekben az iratok leírása a levéltári anyag rendszerétől függetlenül, levélíróik, keltük, vagy egyéb adataik szerint történik. Az ilyen segédleteket nevezzük mutató rendszerű levéltári segédleteknek. A mutató rendszer lehet mechanikus (pl. betűrend, időrend) vagy szisztematikus (szakrendszer, a tárgyak logikai rendszere). Ugyanaz a levéltári segédlet, ha kartoték formában, több példányban készül, leltárként is, mutatóként is szolgálhat. Az a példány, amelynek lapjait a levéltári jelzetek rendjében helyezzük el egymás után, a leltár szerepét tölti be, míg a többi példány a segédlet valamely más adata (pl. a szerző, kor vagy tárgy) szerint rendszerezhető. A mutató rendszerű segédletek tehát elvileg bármilyen levéltári szinten készülhetnek. Ilyen alapszintű segédlet pl. a fondkartotéknak az a példánya, amelyet nem fondfőcsoportok és törzsszámok szerint, hanem a fondképzők nevének betűrendjében, vagy tárgyi alapon csoportosítunk. A fondkartoték abban különbözik a leltá-