Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

A raktári jegyzék az iratok kiemeléséhez és visszahelyezéséhez nélkülözhetetlen, különösen akkor, ha a raktári egységeken a megfelelő levéltári jelzetek nincsenek feltüntetve (tehát, ha a dobozokra vagy csomókra csak a törzsszámot és a rakszámot írjuk fel, az iratokat viszont nem a raktári, hanem az iratok levéltári jelzetei alapján kérik). A raktári jegyzék egy példányát a kutatóteremben kell elhelyezni, a kutatók tájékoztatására. Az anyagban bekövetkezett változásokat a raktári jegyzék minden példányára rá kell vezetni. A tanácsi levéltárak minden év végén kötelesek az év folyamán elkészült raktári jegyzékeik egy példányát a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályához felterjeszteni. Ily módon központi, középszintű nyilvántartás áll ott rendelkezésre a levéltárak anyagáról. Az Országos Levéltárban őrzött földművelésügyi minisztériumi levéltár raktári jegyzékéből példaként közlünk egy részletet. K 184 FÖLDMŰVELÉSÜGYI MINISZTÉRIUM 103. csomó 1891. évi 104. csomó 1891. évi Általános iratok <s 1. tétel Állami erdők; az Erdővásárlási Alap zárszámadása 2. tétel Erdőrendezés; volt úrbéres erdők gazdasági üzemtervének jóváhagyása; erdőőri lak helyreállítása 3. tétel Állami kezelésbe vett erdők 4. tétel Állami erdőfelügyelet; közigazgatási erdészeti bizottságok ülésjegyzőkönyvei; erdészeti kihágási ügyek 5. tétel Állami ménes birtok 6. tétel Lótenyésztés, méntelepek. A darabszintű leltárak a középszintű leltárnál, a raktári jegyzéknél részletesebbek: az egyedi tárgyú irategyüttesek (ügyiratok) vagy egyes iratok szintjén készülnek. A darabszintű leltárak leggyakoribb típusai a jegyzék, a lajstrom és a regeszta. A jegyzék az egyes iratokról készülő nyilvántartási segédlet. Rendeltetése elsősorban az iratok védelme, a tájékoztatást csak másodsorban segíti. Módszere szintetikus. A jegyzék adatai: az egyes iratok jelzete (esetleg címe) és terjedelme. Az iratvédelem céljából gyakran készítünk olyan jegyzéket, amely csak az irat jelzetét és terjedelmét közli, címét nem. Az ilyen jegyzék azonban tulajdonképpen nem elegendő az irat azonosításához, és tájékoztató jelleggel nem bír. Az irat terjedelmét a jegyzék lapszámban (folio) vagy oldalszámban (pagina) adja meg. Ha az irat több darabból áll, helyes, ha a jegyzék a darabszámot is feltünteti. Ha az irat címét is közölni akarjuk, címet kell adnunk neki. Ezt leggyakrabban az irat szerzőjének neve, az irat kelte és címzettjének neve pótolja. Szerves fondok beér-