Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

koznak és a levéltárosokhoz szólnak. Ezért az állag tárgyát pl. rövidebben határozza meg, mint az útmutató a fondét, az állag rendszerét, rendezettségét, selejtezettségét, segédletekkel való ellátottságát viszont nagyobb pontossággal, mint azt az útmutató a fond esetében tette. Az állag levéltári tagolódását az alapleltár az állagba tartozó sorozatok (esetleg alsorozatok) jelzetének, címének, évkörének és terjedelmének felsorolásával közli. Az ismertető leltár analitikus módszerű tájékoztatási segédlet. Nyomtatásban vagy sokszorosításban való közzététel szándékával készül. Ilyen jelent meg a HajdúBihar megyei Levéltár anyagáról (a Hajdú-Bihar megyei Levéltár Közleményei sorozatban) és az Országos Levéltár anyagának egyes részeiről (az OL „Levéltári leltárak" c. sorozatában). Az ismertető leltár adatait tekintve nem, csupán módszerét tekintve különbözik az alapleltártól. Ugyanazokat az adatokat, amelyeket az alapleltár összefoglalóan határozott meg, az ismertető leltárnak részletesen ki kell fejtenie. Legfontosabb adata az állag tárgya, éppen az az adat, amelynek meghatározására az alapleltár nem fektetett nagyobb súlyt. Az állag tárgyának ismertetését az ismertető leltár elsősorban a levéltártörténet, valamint a fondképző története alapján oldja meg. A középszintű leltárak legfontosabbika a raktári jegyzék. A raktári jegyzék középszintű, szintetikus módszerű levéltári segédlet. Ezt a segédletfajtát a levéltár őrizetében levő minden fondról, illetőleg állagról el kell készíteni. A középszinten nem rendezett és át nem selejtezett fondok, illetőleg állagok raktári jegyzékei ideiglenes raktári jegyzéknek minősülnek. A középszintű rendezés befejezésekor (a rendezéssel egybekötött selejtezés elvégzése után) el kell készíteni a rendezési munka eredményét rögzítő végleges raktári jegyzéket. A raktári jegyzék fondonként, illetőleg állagonként készül és azok raktári és levéltári tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az oda tartozó legkisebb raktári egységek (dobozok, csomók, kötetek stb.) és a bennük őrzött legkisebb általános tárgyú levéltári egységek adatait. Ez a segédletfajta a levéltári anyag középszintű nyilvántartásának az alapja, kezelésének és egyben a benne való kutatásnak az eszköze. Elkészítésének módját ez a komplex rendeltetés határozza meg. Azokat a korábban készült, vagy esetleg ideiglenes céllal még készülő raktári jegyzékeket, amelyek a legkisebb általános tárgyú levéltári egységek címét nem, csak jelzeteit közlik, egyszerű raktári jegyzékeknek nevezzük. Ezek elsődleges célja az anyag védelme. Azokat a raktári jegyzékeket viszont, amelyek a tárgyi egységek címeit is tartalmazzák, megkülönböztetésül áttekintő raktári jegyzékeknek szokták nevezni. Az utóbbiak a tájékoztatást éppúgy szolgálják, mint a nyilvántartást. A raktári jegyzék középszintje pontosabban azt jelenti, hogy közli a legkisebb raktári, illetőleg általános tárgyú levéltári egységek adatait, ennél azonban nem megy tovább, tehát nem közli a legkisebb raktári egységeken belüli fizikai egységek (pl. a csomón belüli füzetek vagy kötegek), illetőleg a legkisebb általános tárgyú egységeken belüli levéltári egységek (pl. a tételeken belüli ügyiratok) egyedi adatait.