Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

tatására vonatkozóan. Az előzőekben már említettük, hogy ezek az utasítások a selejtezési eljárások szabályozása mellett kötelezővé tették az iratok iktatását, és e számok sorrendjében történő lerakását is. Ebből adódóan csak az iktatott iratok selejtezésének menetét írják le. A gazdasági szervek 1969 előtt keletkezett iratanyagában azonban elég szép számmal találhatók olyan irattípusok, amelyeken belül az iratokat nem iktatták (pl. különböző nyilvántartások, dokumentációk, adatgyűjtések, számviteli bizonylatok, valamely meghatározott tárgykörben folytatott levelezés). Az utasítások értelmében a selejtezési munka első lépéseként a selejtezési felelős kijelölését, a selejtezési bizottság megalakítását, valamint a levéltár értesítését kell elvégezni. (A selejtezési felelősi teendőket 1969 óta az iratkezelés felügyeletével megbízott, vezető állású dolgozó látja el.) A selejtezési bizottság tagjait, vagyis a selejtezést végző dolgozókat lehetőleg azok közül az érdemi ügyintézők közül kell kiválasztani, akik jól ismerik az adott szerv felépítését, működését, ügyvitelét, az államigazgatásban vagy a gazdasági életben betöltött szerepét, a selejtezésre vonatkozó előírásokat, valamint az iratok politikai, gazdasági, tudományos és egyéb értékét. A bizottságnak lehetőleg annyi tagja legyen, amennyi biztosítani tudja a selejtezés belátható időn belül történő végrehajtását. Ezt követően a selejtezés alá vont iratok átvizsgálását, keveredett iratok esetében az iktatószámok eredeti rendjének visszaállítását, a korábban összeszerelt, de időközben esetleg külön-külön elhelyezett darabok egyesítését, az előadóknál lévő iratok visszakérését kell elvégezni. Különösen nagy gondot kell fordítani az esetleges nagyobb irathiányok, iratpusztulások előzetes felmérésére, mivel ezek módosíthatják a megmaradt iratok értékét. Ilyen esetben legtöbbször olyan iratokat is meg kell majd őrizni, amelyek egyébként selejtezhetők lennének. Az ügykörjegyzékek már említett hiányosságai miatt célszerű - különösen a sokrétű, szerteágazó hatáskörrel rendelkező szervek esetében - az adott szerv konkrét ügyköreit szervezeti egységenként feltüntető külön jegyzék elkészítése. Ezeket azonban a selejtezés megkezdése előtt a levéltáraknak - a központilag kiadott ügykörjegyzékek alapján - véleményezniük kell. További fontos teendő a selejtezést megkönnyítő lehetőségek felmérése. Az utasítások általában az iratok egyenként történő átvizsgálását írják ugyan elő, de az azonos tárgykörben keletkezett, s különálló irategyüttesként kezelt iratsorozatok, valamint a levéltári szempontból jelentéktelen napi ügyeket intéző szervezeti egységek (pl. gondnokság, rendészet) külön kezelt iratai együttesen is értékelhetők. (Az előzőekben említett iktatás nélküli vállalati iratok zömét egyébként az ilyen típusú irategyüttesek alkotják.) Ezeket még a selejtezés megkezdése előtt számba kell venni, majd pedig az elvileg teljes egészükben kiselejtezhetőnek minősülő állagok és sorozatok esetében meg kell állapítani, hogy nem állnak-e fenn olyan körülmények (pl. más, jelentősebb szervezeti egységek irataiban tapasztalható hiányok), amelyek indpkolttá tehetik esetleg teljes vagy részleges megtartásukat. A bizottság tagjai a selejtezés alkalmával a többi iratot egyenként vizsgálják meg, és tartalmi jegyeik alapján három kategóriába, sorolják azokat. Az elsőbe a levéltári