Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

megőrzést igénylő, a másodikba az irattárban visszamaradó, s végül a harmadik kategóriába a kiselejtezhető iratok kerülnek. Azokat az iratokat, amelyek a szerv többi szervezeti egységének iratanyagában megismétlődnek („visszatükröződő" iratok), annál a főosztálynál, osztálynál őrzik, amelynek működése során létrejöttek, és a többi egységnél - függetlenül tartalmi értéküktől - kiselejtezik (pl. tájékoztatás céljából megküldött iratok). Azokat a havi, negyedévi jelentéseket, amelyeknek adatait esetleg az évi jelentés is tartalmazza (tartalmi elemeit „elnyeli"), ugyancsak kiselejtezik. Ezeket a szempontokat azonban csak akkor lehet biztonsággal alkalmazni, ha a selejtezés alá vont iratok hiánytalanul megvannak. Azonos tartalmú iratok esetében a selejtezőknek ügyelniök kell arra is, hogy mindig az eredeti okmányok és a hitelesített másolatok, valamint azok a példányok maradjanak fenn, amelyekre a végrehajtásokra vonatkozó megjegyzéseket is rávezették. Előnyben kell részesíteni továbbá az épebben megőrzött példányokat, valamint azokat, amelyek anyaguknál fogva hosszabb tárolásra is alkalmasak. Az iratoknak e három kategóriába történő szétrakásakor ügyelni kell az iratok eredeti rendjének, egymásutánjának megtartására. Az ügyviteli szempontból tovább őrzendő, valamint a levéltárnak végleges megőrzésre átadandó iratok esetében azért van erre szükség, hogy a már meglévő segédletek (iktató-, mutató- és sorkönyvek) alapján az egyes darabok továbbra is kikereshetők legyenek. A kiselejtezésre ítélt iratok esetében az eredeti rendet a selejtezés ellenőrzésének megkönnyítése érdekében kell fenntartani. Ha a bizottság az összes iratot átvizsgálta és csoportokba sorolta, a selejtezési felelős a bizottság egy-két tagjával ismételten átnézi az iratanyagot. Az első és a második kategória esetében elegendő a szúrópróbaszerű ellenőrzés is, a kiselejtezésre szánt iratokat azonban tételesen kell átvizsgálni, s ha találnak közöttük levéltári vagy ügyviteli szempontból értékes iratot, azt azonnal a megfelelő kategóriába kell átrakni. A kiselejtezés tényének feljegyzésére, megörökítésére vonatkozóan az egyes végrehajtási utasítások különböző előírásokat tartalmaznak. Közös vonásuk azonban, hogy az iktatott iratok esetében kötelezővé teszik a kiselejtezés tényének az iktatókönyv megfelelő rovatába,

v többnyire a „kezelési feljegyzések" rovatba történő bejegyzését. A jelölés módját (pl. „S" = kiselejtezve) az iktatókönyv borítójának belső oldalára is fel kell írni. A tanácsi szakigazgatási szerveknél és a jogszolgáltatási szerveknél általában kötelező a kiselejtezett, valamint a szervnél visszamaradott iratokról - az iktatószámok felsorolásával - jegyzéket készíteni. Azoknál a szerveknél viszont, ahol az iktatókönyv elveszett vagy megsemmisült, ilyen jegyzék készítése elengedhetetlen követelmény. A nem iktatott iratok kiselejtezésének tényét - egyéb segédlet hiányában - az irattári nyilvántartásban (az irattári anyagot állagonként, sorozatonként, illetve állagon belül tárolási egységenként felsoroló jegyzékben) kell feljegyezni. A selejtezés tényének rögzítésével a selejtezés irattári munkája lényegében lezárul.