Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

ge, hogy az iratok értékelését, vagyis a selejtezési munka legfontosabb részét, már az ügyintézés menetében, az iratoknak a központi irattárba helyezése előtt el kell végezni, ami az iratoknak - az iratkezelési szabályzat mellékletét képező - irattári terv megfelelő tételébe való besorolásával történik. E munkafolyamat eredményeként - ha az iratkezelési előírásokat betartják, és az ügyintézők az iratok értékelését megfelelően végzik el - maga a selejtezés, vagyis a levéltári és ügyviteli érdekkel nem bíró iratok kiemelése, megsemmisítése szinte automatikussá válhat. A selejtezésnek ez a menete természetesen csak akkor valósítható meg, ha az iratokat az új iratkezelési szabályzatba foglaltak szerint kezelik és rendszerezik. így az 1969. évi jogszabályok selejtezésre vonatkozó előírásai csak az új iratkezelési szabályzatok bevezetése után keletkezett iratokra vonatkoznak. A selejtezés alapvető fegyelmét, valamint a selejtezés levéltári ellenőrzését illetően jelenleg - függetlenül attól, hogy a selejtezést az ügykörjegyzékek vagy pedig az irattári tervek alapján végzik-e - az iratkezelési szabályzatokban egységesen megfogalmazott előírások vannak érvényben. Az ebben foglaltak szerint: az irattárból iratokat megsemmisités vagy nyersanyagként való felhasználás céljából csak meghatározott iratselejtezés során szabad kiemelni; a tervezett selejtezést a szerv vezetője 30 nappal előbb köteles az illetékes levéltárnak írásban bejelenteni; a selejtezés szabályszerű lefolytatásáért a szerv vezetője a felelős; a selejtezés megszervezése és végrehajtása az adott szerv ezzel a munkával megbízott vezető állású dolgozójának a feladata ; a kiselejtezett iratokról - két példányban - jegyzőkönyvet kell felvenni; a selejtezés ellenőrzését végző levéltáros bármilyen irat további megőrzését rendelheti el; továbbá a kiselejtezett iratokat megsemmisíteni csak akkor lehet, ha az illetékes levéltár a selejtezési jegyzőkönyvet aláírta, vagyis a selejtezés ellen levéltári szempontból kifogást nem emelt. Ezekben a kérdésekben egyébként lényegében azonos álláspontot foglalt el a 45/1958. Korm. sz. rendelet is. Mind az 1958-as, mind pedig az 1969-es jogszabály lehetőséget biztosít arra, hogy az illetékes levéltárak az iratok értékelését, selejtezését menet kö ben is ellenőrizzék és szakmai tanácsaikkal segítsék. Közös vonás még, hogy sem az ügykörjegyzékek, sem pedig az irattári tervek figyelembevételével végzett irattári selejtezések nem mentik fel a levéltárakat a hozzájuk került iratok további selejtezése alól, mert a megőrzendőnek minősített ügykörök és tárgykörök között is lehetnek olyan tárgyú iratok, amelyeket nem kell véglegesen megőrizni. Az ilyen határesetek eldöntése azonban már a levéltárosok feladata. b) A selejtezés végrehajtása a 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet alapján A minisztériumoknak és országos főhatóságoknak a kormányrendelet végrehajtása tárgyában kiadott utasításai, ha nem is teljesen egyforma, de főbb vonásaiban mégis azonos módszertani követelményeket támasztanak a selejtezési eljárás lefoly-