Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

mű fejlődés következtében viszonylag rövid idő alatt elavultak. Gondot okozott továbbá az 5 éves irattári megőrzési idő is, mivel ennek letelte után.a levéltáraknak igen nagy tömegű és viszonylag új keletű iratanyagot kellett átvenniük, s ez nemcsak elhelyezési problémákat vetett fel, hanem az ügyfélforgalmat is felduzzasztottá. Jelenleg, az érvényben lévő jogszabályok, attól függően, hogy az iratok értékelését mikor és hogyan kell elvégezni, kétféle selejtezési eljárást különböztetnek meg. Az egyiket, a hagyományosnak is nevezhető eljárást - az 1969. évi 27. sz. tvr. által előírt iratkezelési szabályzatok bevezetése előtt keletkezett iratok esetében - a 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendeletnek, valamint a végrehajtás tárgyában kiadott tárcaszintű utasításoknak, s az azok mellékletét képező ügykörjegyzékeknek megfelelően kell végezni. Ez a rendelet a selejtezés 1951-ben kialakított módszerét érintetlenül hagyta, és csak a legszembetűnőbb hiányosságokat és problémákat szüntette meg. így az irattári őrzési időt általában 10 évben állapította meg, és előírta, hogy a selejtezést az őrzési idő letelte után legalább három éven belül le kell folytatni. A korábbijogszabályhoz képest részletesebben szabályozta az iratselejtezések megszervezésének, végrehajtásának és levéltári ellenőrzésének rendjét. Új, a működő szervek ügyköreit figyelembe vevő ügykörjegyzékek elkészítéséről is intézkedett, és ezeket az illetékes minisztériumok és országos hatáskörű szervek egy-másfél éven belül össze is állították. A kormányrendelet csak a nem selejtezhető, illetve a tíz évnél hosszabb őrzési időt igénylő iratok jegyzékbe foglalását írta elő. A végrehajtási utasítások azonban nemcsak ezeket készítették el (I. sz. ügykörjegyzék), hanem kiadták a tíz évnél rövidebb, a 2, 3, 5, 8 éves irattári tárolás után selejtezhető iratok jegyzékét is (II. sz. ügykörjegyzék), elősegítve ezzel az amúgy is zsúfolt irattárak tehermentesítését. Az 1958-1960 közöttelkészített ügykörjegyzékek továbbra is egy-egy szakterület egészére vonatkozóan sorolták fel az ügyköröket. így az iratkezelési szabályzatok bevezetése előtt keletkezett iratok selejtezésekor az egyes szervcsoportok „visszatükröződő", valamint a nem típusjellegű, egyedi, speciális iratainak kiválogatása ma is gondot okoz. A korábbi időszakhoz képest viszont előrelépést jelentett, hogy a végrehajtási utasítások a történeti értékű iratok fokozottabb védelme érdekében részletesen felsorolták azokat a tartalmi szempontokat is, amelyeket az iratok kiválogatásakor, az ügykörjegyzékekben feltüntetett őrzési idők mellett szintén figyelembe kellett venni. (Ilyenek pl. az adott szerv működésére, szervezetére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó, alapvető fontosságú iratok, a műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek, a fontos történelmi eseményeket rögzítő, vagy történelmi személyiségekre vonatkozó iratok, különösen akkor, ha azokon eredeti aláírás is szerepel.) Külön kiemelték az utasítások az 1867-ben vagy az ezt megelőző években, továbbá az 1919-ben, valamint az 1944-45-ben keletkezett iratokat, és ezeket teljes egészükben megőrzendőnek nyilvánították (ún. védett évek). A másik selejtezési eljárást az 1969. évi 27. sz. tvr. és annak végrehajtási utasítása, valamint az iratkezelésről szóló minisztertanácsi irányelv szabályozza. Ennek lénye-