Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés
A központi irattárnak, szabály szerint, teljes iratanyagáról raktári jegyzéket kell készítenie és vezetnie. Ez az a nyilvántartás, amelynek alapján megállapítható, hogy milyen iratanyag van az irattárban, és hogy valamely keresett irat hol, melyik raktári egységben található. Az irattári anyagból (akár kézi, akár központi irattárról van szó) iratokat csak hivatalos használatra, szabályosan kiállított őrjegy (iratpótló lap) ellenében szabad kiadni, meghatározott (általában 15 napot meg nem haladó) időre. Az ügyintézők, ha az irattárból iratot kérnek ki, gyakran csak annak sorszámát és tárgyát közlik? tételszámát nem. (A kezelőnek ezért egyszerűbb, ha az iratokat a tételek szerinti csoportosítás nélkül, sorszámok szerint tárolja.) Az őrjegyen szerepelnie kell legalább az ügyirat évének, sorszámának, tárgyának, az iratot kikölcsönző ügyintéző olvasható aláírásának, az átvétel keltének és a visszaadásra megjelölt határidőnek. Az őrjegyet a kiemelt irat helyére kell tenni és a kiemelés tényét iratkölcsönzési naplóban kell nyilvántartani. Ebbe a naplóba fel kell jegyezni a kiadott irat jelzetét, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt. Az irat visszaérkezésekor be kell írni a naplóba a visszaadás időpontját is. Az irattári munka igen fontos része a történeti értékkel nem bíró és ügyviteli jelentőségüket már elvesztett iratoknak az iratkezelési szabályzatban előírt módon történő kiemelése, eltávolítása az iratanyagból, a selejtezés. (Ld. „A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata" c. fejezetét.) Az irattári terv szerint nem selejtezhető és levéltári megőrzésre átadandó iratokat az irattári tervben megjelölt idő eltelte után az illetékes levéltárnak kell végleges megőrzésre átadni. Azok az iratok, amelyek az irattári terv alapján nem selejtezhetők ugyan, de levéltári megőrzésre sem kerülnek, továbbra is a szerv őrizetében maradnak. A szervnek az iratokat nyilvántartásaikkal együtt, tárolási eszközökkel(fedőlemezek, dobozok stb.) ellátva kell átadniuk. Ilyen iratátadásra a szerv részéről a kormányrendelet szerint ötévenként egy alkalommal és az iratok keletkezése után legalább 15 év elteltével kerülhet csak sor. Az átadás időpontját az átadó szerv az illetékes levéltárral egyetértésben állapítja meg. Az átadásra kerülő iratanyagnak rendezett állapotban kell lennie. Megfelelő rendezettségen az iratok irattári jelzetrendje szerinti rendezettség értendő. Az új iratkezelési szabályzat hatályba lépése után keletkezett iratokat az irattári terv szerinti jelzetrendszernek megfelelő rendben, a korábbi iratanyagot az akkor alkalmazott irattári rendszer szerinti rendben (egyszerű iktatószámos rendszer esetén évek és iktatószámok, alapszámrendszer esetén évek, alapszámok és iktatószámok szerint rendezve) kell átadni. Ha az iratanyag teljesen rendezetlen és eredeti állapotát nem lehet rekonstruálni, az irattár kialakíthat egy tárgyi csoportosításon alapuló irattári rendet. Az iratok levéltárba adásának lényeges feltétele, hogy az iratanyag szabályszerűen selejtezett legyen. Az átadás jegyzék kíséretében történik. Az átadási-átvételi jegyzéket (legalább 3 példányban) úgy kell elkészíteni, mint az ún. raktári jegyzéket, tehát egyenként fel
