Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés
megfelelően kellene kialakítani. Ez azt jelenti, hogy az irattározásnak évfolyamok, éveken belül az irattári tételszámok, tételeken belül az ügyiratok azonossági számainak (alapszám illetőleg sorszám) növekvő rendjében kellene történnie. A központi irattárban - ott, ahol van ilyen - lényegében ugyanilyen rendben kell az iratokat őrizni, mégpedig, praktikus okokból, az osztályoktól átvett iratokat lehetőleg osztályok szerint külön felállítva, s az évek, tételek és ügyiratok szerinti tagolást csak az osztályok iratanyagán belül érvényesítve. A gyakorlatban a kézi irattárakban jelenleg sok helyütt nem ez a helyzet. Az osztályirodák szívesebben kezelik irataikat éveken belül sorszámrendben, mert az ügyvitelben az ügyiratok sorszáma a nyilvántartás és a kezelés alapja, s az iratok visszakeresése is ezek szerint történik. Ezeken a helyeken az iratok tételek szerinti csoportosítása csak később, sokszor csak a selejtezési munka kapcsán történik. Az irattározás rendjéhez tartozik az iratoknak megfelelő tárolóeszközökbe helyezése, s ezzel kapcsolatban az egyes raktári, tárolási egységek kialakítása. Tárolóeszköznek a szervek napjainkban legszívesebben az ún. szalagos irományfedeleket használják irataik számára: ez iratcsomónként két fedőlemez, amelyeket alsó és felső harmaduknál egy-egy átfűzött köpperszalag tart össze. A tárolásnak ez a módja biztosítja a leggazdaságosabb helykihasználást, hiszen az egy évben, egy tételen belül keletkező iratok mennyisége különböző, sokszor nem töltene meg egy szabvány iratdobozt. A dobozokban való tárolás azonban iratvédelmi szempontból megfelelőbb és a kezelés szempontjából is könnyítést jelent. Azok a nagy iratforgalmat lebonyolító szervek, amelyek központi irattárukat megszervezték, rendszerint áttérnek az iratoknak dobozokban való tárolására. A tárolóeszközre, a tárolási módtól függően, annak külső, látható oldalán, fel kell írni a benne levő iratok irattári jelzeteit: az évszámot, tételek szerint rendezett iratanyagnál a megfelelő tételszámot, sorszámok szerint rendezett iratanyagnál a raktári egységben levő ügyiratok számkeretét. Központi irattárban a raktári egységeket egy-egy osztály iratanyagán belül azok irattári rendjének megfelelő sorrendben végig kell sorszámozni. Ezt a számot raktári számnak vagy rakszámnak nevezik. Ott, ahol központi irattár működik, az osztályirodáknak a szerv iratkezelési szabályzatában előírt idő (2-5) év elteltével iratanyaguk megfelelő évfolyamait át kell annak adniuk. Az iratokkal együtt át kell adniuk az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyveket s egyéb tartozékaikat is. Az átadásnak legalább két példányban kiállított, szabályszerű jegyzék kíséretében kell történnie, amelyen az átadó és az átvevő igazolja az átadás illetőleg átvétel megtörténtét. Az ilyen átadási-átvételi jegyzéket úgy kell megszerkeszteni, hogy megfeleljen azoknak a követelményeknek, amelyeket a levéltárak a raktári jegyzékkel szemben támasztanak. Ez azt jelenti, hogy az irattári tervnek megfelelő sorrendben fel kell sorolni mindenegyes átadott raktári egységet (iratcsomót, iratdobozt, kötetet stb.), közölve annak rakszámát és a benne levő iratok jelzeteit (évszám, tételszám, sorszámkeret), az iktató- és segédkönyveket pedig egyenként megnevezve, feltüntetni azok tartalmát (iktatókönyvnél az évszámot és a számkeretet).
