Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

sorrendben, határidős irattartókban vagy határidős szekrényben való elhelyezése. Ahol nagyobb az iratforgalom, az utóbbi megoldást célszerű választani/Egyes szervek a határidőkről nyilvántartókönyvet vezetnek. 5. Az irattári munka Az irattári munka közvetlenül az ügyintézés befejezése után kezdődik. A határidő nélkül kiadványozott ügyiratokat a tisztázatok expediálása után irattárba kell helyezni. Ugyanezt kell tenni azokkal az ügyiratokkal is, amelyekre a kiadványozási jogot gyakorló személy „ad acta" utasítást írt. A határidős iratok csak végleges elintézésük után irattározhatók. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap és nap bejegyzésével fel kell tüntetni és ugyanakkor be kell jegyezni az iktatókönyvbe az ügyirat irattári tételszámát is. Ezt az eljárást nevezik az irat irattári kivezetésének. Azt, hogy az irattározás hol történik és hogy azt ki végzi, az irattári kezelés megszervezésétől függ. Az'iratkezelési szabályzatok általában azt írják elő, hogy az iratokat elintézésük után 2-5 évig még a kezelő irodák az ún. kézi irattárban őrzik, s az előírt idő lejártával átadják azokat á szerv központi irattárának. Tisztában kell lennünk azonban azzal, hogy az iratkezelési gyakorlat ma még, különösen az irattári munka terén, nem mindig felel meg a szabályzatban előírtnak. Ma még sok szerv nem szervezte meg központi irattárát, vagy csak formálisan, és ezeknél a szerveknél az irattári munka egésze a kezelőirodák személyzetére hárul. Ott, ahol decentralizált az iratkezelés, az osztályirodák kézi irattárában általában az előírtnál hosszabb ideig őrzik az iratokat, és ha már nincs helyük az iratok további tárolására, áthelyezik azokat a központi irattár számára kijelölt helyre, ahol azonban - irattáros nem lévén - továbbra is ők kezelik irataikat. Ott, ahol centralizáltan kezelik az iratokat, ha külön irattári részleget nem szerveztek, irattárost nem állítottak be, a központi kezelőiroda személyzete végzi az irattári munkát. Még ott is, ahol formálisan van a szervnek irattárosa, az sokszor nem főállású, illetőleg egyéb reá háruló feladatok mellett az irattári munkára csak minimális ideje jut. Azok, akik az egyes szerveknél az irattári munkát végzik, nemcsak a jelennek, hanem a jövőnek is dolgoznak. A jelennek dolgoznak annyiban, amennyiben az ügyintézők sokszor évekre visszamenőleg kérnek tőlük olyan iratokat, amelyekre szükségük van bizonyos döntések hozatalánál. A jövőnek dolgoznak annyiban, amennyiben a maradandó értékű iratokat, ha az ügyvitelben már nincs reájuk szükség, a levéltárnak való átadásra készítik elő. Az irattárban tehát mindenekelőtt rendet kell tartaniuk, azért is, hogy az ügyintézéshez szükséges iratokat késedelem nélkül ki tudják kölcsönözni, s azért is, hogy az ügyvitelben már nem szükséges iratanyagból a történeti forrásértékűeket minél könnyebben ki tudják emelni s az illetékes levéltárnak való átadásra elő tudják készíteni. Az irattári rendet a szabályzat szerint már a kézi irattárban az irattári tervnek