Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

ügy elintézésének előkészítése, vagy - ha a kijelölt előadónak (részlegnek vagy személynek) a kérdéses ügykörben kiadványozási joga van - az ügy elintézése. Az előadó tehát általában elintézéstervezetet készít, ami - abban az esetben, ha kimenő iratot, kiadványt kell készítenie - azt jelenti, hogy megfogalmazza a kiadvány tervezetét. A kiadványtervezetet a részleg vezetője átnézi, felülvizsgálja és - esetleges módosítás után - jóváhagyja, láttamozza. Az elkészített és felülvizsgált kiadványtervezetet a kiadványozási, vagyis döntési joggal rendelkező személy kiadványozza. Ez általában úgy történik, hogy a kiadványtervezetre egy „K" betűt ír, ami azt jelenti, hogy a tervezett kiadványt ki lehet, illetve ki kell adni. A „K" betű után a kiadványozás napját jegyzi fel, utána pedig aláírja a feljegyzést. Ezzel az elintézés tervezete intézkedéssé vált. A kiadványozást követi az intézkedés kiadása. A kiadás magában foglalja a kiadvány letisztázását, a tisztázat és a tervezet összeolvasását, az aláírt tisztázat lebélyegzését és rendeltetési helyére juttatását. Arra vonatkozólag, hogy a kiadás miként történjék (pl. milyen mellékleteket kell a kiadványhoz csatolni), ún. kiadói utasítás szokott intézkedni. A letisztázás a kiadvány tisztázatának elkészítése. Ha a kiadvány tervezete és tisztázata egyszerre készül, az előadóívet másolati példányként szokták az írógépbe tenni. (Több másolat esetén az első másolat az előadói ív.) Ha a tisztázat nem egyszerre készül a tervezettel, a kettőt össze kell olvasni annak ellenőrzésére, hogy a tisztázat a kiadványozott tervezetnek megfelelően készült-e. Az összeolvasást két személy végzi; az egyik a tisztázatot, a másik a kiadványtervezetet olvassa. Ha az egyik összeolvasó a leíró, neki a tisztázatot kell olvasnia. Ha a kiadvány tisztázatát a kiadványozó nem maga írja alá, hanem nevét s. k. jelzéssel csak ráírják a tisztázatra, a kiadványt hitelesíteni szokták. Ez úgy történik, hogy az arra felhatalmazott személy „A kiadvány hiteléiül" feljegyzést, vagy „A kiadvány hiteles" szöveget vezet rá a kiadványra és azt aláírja. Minden tisztázatot az aláírás mellett el kell látni a szerv nevét feltüntető körbélyegző lenyomatával. Az aláírt, illetőleg hitelesített és lebélyegzett kiadványokat elő kell készíteni postázásra. A szerven belül, valamint a szerv kézbesítője által továbbított kiadványokat kézbesítő könyvvel kell kézbesíteni. Postai továbbításhoz a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. A kiadás után az iratokkal kapcsolatban bizonyos nyilvántartási munkát is el kell végezni. Ez az ún. határidőnyilvántartás. Az irodai ügyvitelben kétféle határidőt ismerünk : egyik az az időpont, amelyre valamely ügyben az előadónak a kész elintézéstervezetet a kiadványozási jogot gyakorló személynek be kell mutatnia; másik az az időpont, ameddig valamely ügy intézését függőben kell tartani, ameddig a kérdéses ügyiratot az irodán félre kell tenni, határidőre kell tenni. Ezt az utóbbi határidőt a kérdéses ügyben dönteni jogosult személy határozza meg, és az irodának szóló utasítás formájában az ügyiraton feljegyzi. Ennek az időpontnak az elérkeztével az iroda a határidőre tett ügyiratot a döntésre jogosult személynek további utasítás céljából bemutatja. Ennek érdekében a határidőket nyilván kell tartani. A határidőnyilvántartás legegyszerűbb módja a határidős aktáknak a kitűzött határnapok szerinti