Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés
állapítani, hogy az iratot melyik osztály iktatta. A bíróságok a számkeretet nem szervezeti egységek, hanem ügyfajták megkülönböztetésére használják (a büntető ügyek számkerete pl. 1-20000, a polgári ügyeké 20001-40000). Az iktatókönyvben nyilvántartott adatok a következők: az iktatás kelte és száma, az érkezés kelte, a beadó neve és címe, a beadvány száma és kelte, a tárgy, az előadó, az elintézés módja, az elintézés kelte, az irattári kapcsolat és a jelzet. Sorszámos-alszámos iktatásnál a rovatok egy része egy sorszám alatt csak egyszer fordul elő. Ezek: a tárgy, az előadó, az irattári kapcsolat, a jelzet. Ezért a tárgy rovatba nem az ügykezdő irat tárgyát, hanem az ügy tárgyát kell beírni. Egyszerű sorszámos iktatásnál is helyes, ha az ügy tárgyát megadjuk, s ezt követően közöljük az ügydarab tárgyát. Ebben az esetben az egyes iratok tárgya két részből fog állni: az ügy tárgyából és az ügydarabnak a tárgyából. Az ügy tárgya az ügyirat minden darabjánál azonos. Az irattári kapcsolat egyszerű sorszámos iktatásnál az előirat illetőleg az utóirat iktatószáma, alszámos iktatásnál - ha az ügy intézése több éven át húzódik - az előző évi, illetőleg a következő évi sorszám. A jelzet rovatba az az irattári jelzet kerül be, amely alatt az ügyirat fekszik, tehát általában a tételszám, egyszerű sorszámos iktatás és alapszámos irattározás esetén az alapszám is. Egyfordulós ügyek bizonyos csoportját ma is gyakran egyetlen sorszám alatt iktatják. Az ilyen sorszámot gyűjtőszámnak nevezik, az e számon iktatott iratok egyenkénti jegyzékelése ún. gyűjtőíven történik. Az ügyeket az iktatást követően mutatózni kell. A név- és tárgymutató készítése az iktatókönyvben szereplő adatok alapján történik. A hagyományos iktatókönyvi mutató darabszinten készült, vagyis egyszerű sorszámos iktatás mellett minden egyes iktatmányt külön-külön mutatóztak., s ha esetleg az ügyiratban szereplő címszavakat csak egyszer mutatózták is, minden egyes vonatkozó iktatószámot külön-külön tüntettek fel a címszavak után, tekintet nélkül a köztük levő irattári kapcsolatra. Alszámos iktatás esetén a mutató ügyirat szintje magától értetődő. Egyszerű sorszámos iktatás mellett is helyes, ha a mutató ügyirat szintű, vagyis az ügyiratban szereplő címszavak csupán egyszer szerepelnek a mutatóban, és utánuk csak a megfelelő alapszámra történik utalás, az alapszám alatt fekvő egyes iktatószámokra nem. A mai mutatók gyakran kartotékformában készülnek és több év mutatókartonjait egyetlen betűrendbe osztják be. A hagyományos könyvformában minden év mutatója külön kötetbe kerül. Az iktatással összefüggő iratkezelői feladat az ügyhöz tartozó iratok összekapcsolása. Az iratkezelési szabályzatok legtöbbje ezt a műveletet csatolásnak nevezi. Az iktatás előtt meg kell állapítani, hogy a kérdéses ügynek van-e előzőleg érkezett illetőleg keletkezett irata. Ez az iktatásra kerülő iratnak előírata, míg az újonnan érkezett az előzőnek utóirata. Ha van előirat, azt az iktatásra kerülő irathoz kell csatolni, illetőleg az utóiratot kell csatolni az ügyirathoz. Szokás ezt a műveletet az iratok szerelésének is nevezni. Az ügy elintézéséhez szükséges lehet a kapcsolódó ügy vagy ügyek irataira is; az ilyen iratoknak az ügyirathoz való kapcsolása ideiglenes jellegű. A csatolások megtörténte után az ügyirat az előadóhoz kerül, akinek feladata az
