Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

kapcsolatos feljegyzések, javaslatok, az elintézés tervezete, a kiadványozás és más utasítások kerülnek. Az érkeztetés az irodai ügyvitelnek az a fázisa, amelynek során a beérkezett beadványra feljegyzik a beérkezés napját, továbbá a beadvánnyal kapcsolatos egyéb adatokat. Ahol érkezési vagy iktatói bélyegzőt használnak, az érkeztetés az irat lebélyegzésével és a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. A bélyegző minden esetben tartalmazza a szerv nevét, és rendszerint az alábbi, kitöltendő rovatokat: az érkezés kelte, iktatószám, alapszám, mellékletek száma, irattári tételszám. Az érkezés kelte annak a napnak a kelte, amelyen az iktatásra kerülő irat az iktatóhoz érkezett. Az iktató köteles az érkezés keltét még az érkezés napján feljegyezni a beadványra vagy (hivatalból történő ügyindítás esetén, amikor beadvány nincs) az előadóívre. Az iktatás a szerv által intézett fontosabb ügyek egyes adatainak nyilvántartásba vétele. A vezető a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével dönt afelől, hogy mely iratok kerüljenek iktatásra és melyek nem. Az, iktatandó iratokat azonnal - általában az érkezés napján - iktatni kell. A beadványokon kívül a hivatalból (belső kezdeményezésre) készült kiadványokat is iktatni kell. Azt, hogy az iktatás milyen rendszerben történjék, mindenkor a szerv iratkezelési szabályzata határozza meg. Az alkalmazható főbb iktatási (iratnyilvántartási) rendszerek a következők: 1. Sorszámos iktatás. Az iratnyilvántartásnak az a módja, amelynél az ügyiratok egyes darabjait érkezésük sorrendjében, évenként eggyel kezdődő, folyamatosan növekvő sorszámok alatt tartják nyilván. 2. Alszámos iktatás. Az iratnyilvántartásnak az a módja, amelynél csak az ügyeket iktatják sorszámos oktatással, a többfázisú ügyek második és következő darabjait pedig úgy iktatják, hogy az ügy sorszámát alszámokkal törik, és a sorszám és az alszám együtt adja az ügydarab iktatószámát. 3. Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszer. Ennél az iratokat betűrendes nyilvántartásba vezetik, az azonosításra legalkalmasabb címszó kezdőbetűje szerint. Az azonos betűhöz tartozó iratokat sorszámozzák. 4. Nyilvántartási dossziérendszer. Ennél az irattári tervnek megfelelő tételszámok szerint tartják nyilván az iratokat. Egy-egy ügy iratait a tételen belül végigszámozzák. A dossziérendszerben a többfázisú ügyek egyes darabjai nem kapnak külön alszámokat. Magyarországon ma a sorszámos és az alszámos iktatás a legelterjedtebb. A tanácsok alszámosan iktatnak. Az alszámos iktatáshoz használt nyomtatványok sorszámonként négy, hat vagy (pl. a tanácsoknál) nyolc alszám számára tartalmaznak rovatokat. Ha egy ügy nyolcnál több fordulós, a kilencedik darabtól kezdve már új sorszámon kell iktatni, ebben az esetben az eredeti sorszámnál az új sorszámot fel kell jegyezni. Olyan szerveknél, amelyek decentralizáltan, osztályok szerint iktatnak, az egyes osztályok számára külön számkeretet állapítanak meg annak érdekében, hogy a szerv iktatószámai egyetlen számsort alkossanak és az iktatószámból meg lehessen