Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

Arra kell törekedni, hogy az iratkezelést minél közelebb vigyük az érdemi ügyintézéshez - biztosítva ezáltal az előadók minél jobb tájékoztatásának lehetőségét. Nagyobb szervek esetén a decentralizált irodák jobban szolgálják a szerv ügyviteli érdekeit. Vegyes szervezésű iratkezelés esetén bizonyos teendőket központian, más teendőket osztottan végzik. Hogy milyen feladatokat lát el a központi iroda és milyen feladatok hárulnak az osztályirodákra vagy az osztályok iratkezelőire, azt a szerv ügyviteli és iratkezelési szabályzata határozza meg. Az általános iratoknak a felsorolt szervezeti formákban történő kezelésétől eltér a bizalmas és a titkos jellegű iratok kezelése. A 14/1971. (IV. 15.) Korm. sz. rendelet és a 3/1971. (IX. 23.) BM sz. rendelet szabályozza a „szigorúan titkos"-nak minősített (ún. TÜK) iratok kezelésének módját. Az iratkezelés szervezetének kialakítása során lényeges szempont az ügyiratforgalomnak megfelelő számú, képzett iratkezelő és irattáros alkalmazása. A szerv iratkezelésének irányítását és ellenőrzését vezető állású személynek kell végeznie. Nagyobb - több szervezeti egységgel rendelkező - szerveknél az iratkezelés felügyeletét rendszerint az igazgatási ügyeket intéző szerv, illetve annak (egyik) vezetője látja el. i 4. Az irat útja az ügyvitelben A beadványok útja a szervnél az ún. postaátvétehd kezdődik. Ide tartozik a postán vagy egyéb úton a szervhez érkező küldemények átvétele, a vétívvel érkezőknél az átvétel elismerése a vétíven, továbbá a postabontás és a posta elosztása. Hogy a postabontás jogát a vezető magának tartja-e fenn, vagy a kezelőirodára bízza-e, azt a szerv ügyviteli szabályzata határozza meg. Bizonyos küldeményeket, így a helyi pártszervezethez és a társadalmi szervezetekhez címzetteket, valamint a bizalmas jelzésűeket és a TÜK számmal ellátottakat minden esetben felbontatlanul kell a címzetthez, illetőleg a vezetőhöz eljuttatni. A posta elosztása: az érkezett és átvett küldemények bontatlanul vagy felbontva történő továbbítása az illetékes részleghez vagy dolgozóhoz. A személyesen történő továbbítást kézbesítésnek nevezzük. A kézbesítőkönyv ügyviteli segédlet, amelyben a kézbesítés útján továbbított küldeményeket tartják nyilván, és amelyben a kézbesített küldemények átvételét elismerik. Az ügyindítás, vagyis valamely ügy intézésének elindítása a szervnél az előadó kijelölésével, más szóval az ügyirat szignálásával történik. Előadónak ebben az értelemben a szervnek azt a részlegét vagy dolgozóját nevezzük, amelyre vagy akire a vezető, illetőleg az ügyben dönteni és kiadványozni jogosult személy az ügy elintézésének előkészítését, az intézkedés tervezetének elkészítését bízza, amelyre vagy akire az ügyiratot szignálja. A szignálás - ott, ahol előadói ívet használnak - nem a beadványon magán, hanem az előadói íven vagy előadóíven történik. Ez kettébe hajtott papírív, amely a beadvány borítójaként is szolgál, amelynek előnyomtatott első oldalán az irat legfontosabb adatait tüntetik fel, belső oldalaira pedig az ügy intézésével