Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

ügykörszámok bármely ágazatban előfordulhatnak, mellettük bármely ágazat betűjelét megtalálhatjuk. Pl. a kitüntetési iratok száma a pénzügyi ágazatban Ol/A/0, ugyanez az egészségügyi ágazatban Ol/B/0. A jelrendszer utolsó tagja (a példánkban a 0) a selejtezési csoportszám. Ennek jelentése a következő: 1 2 év után selejtezhető 2 5 év után selejtezhető 3 10 év után selejtezhető 4 15 év után selejtezhető 5 . 30 év után selejtezhető 6 75 év után selejtezhető 0 nem selejtezhető. Az ügy befejezésének évéből és a selejtezési csoportszámból kiszámítható, hogy mely évben kerülhet az ügyirat kiselejtezésre. 3. Az iratkezelés szervezete Az 1969. évi levéltári tvr. és végrehajtási rendelete a szocialista fejlődés adta lehetőségek alapján azt célozza, hogy hazánkban az állami és a társadalmi szervek iratkezelése megfeleljen 1. az iratokban való gyors és pontos tájékozódás, 2. az iratok biztonságos megőrzése és 3. a feleslegessé vált adatokat tartalmazó iratok könnyűszerrel való kiselejtezhetősége szempontjainak. Az iratkezelés elsődlegesen az érdemi ügyintézést szolgálja. Nagymértékben függ az ügyintézés megfelelő működése az iratkezelés helyes megszervezésétől. Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a választott szervezeti forma jól szolgálja az adott szerv rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését. Ez a forma függ a szerv adottságaitól: nagyságától jellegétől, feladataitól, szervezeti felépítésétől, részlegeinek elhelyezésétől. Az iratkezelés - illetve annak egyes mozzanatai - folyhat központian, decentralizáltan vagy vegyes szervezeti formában. Központosított iratkezelés esetén a szervnek egyetlen, központi irodája van. Kis létszámú és ügyforgalmú szerv iratkezelését központosítottan célszerű megszervezni. Minél nagyobb a szerv, annál nehezebben valósítható meg a központosított iratkezelés. Decentralizált vagy osztott iratkezelés esetén a teendőket vagy azok egy részét a szerv egyes részlegeinél a részlegek iratkezelői vagy az ún. osztályirodák látják el.