Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

nak kezelését és selejtezését a legfőbb ügyész szabályozta 1/1972. Legf. Ü. sz. utasításával. Egységes iratkezelési szabályzatot kapott a Magyar Nemzeti Bank, az Országos Takarékpénztár, az Állami Biztosító, a Központi Statisztikai Hivatal, a Magyar Államvasutak szervhálózata. Ugyancsak egységes iratkezelési szabályzatot kaptak az általános iskolák, a szakközépiskolák, a gimnáziumok. Ez az egyes iskolatípusok számára a művelődésügyi miniszter által 1973-ban kiadott „Rendtartás^"-okban és azok függelékeiben történt, és 1973. szept. 1-én lépett hatályba. Mintaszabályzatot adott ki - többek között - a pénzügyminiszter a Pénzügyminisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek számára 8/1971. (PK 9.) PM sz. utasításával, az egészségügyi miniszter 30/1971. (Eü. K. 17.) EüM sz. utasításával. A gazdasági minisztériumok mintaszabályzatot készítettek a felügyeletük alá tartozó vállalatok és egyéb szervek számára. Mintaszabályzat készült a szövetkezetek és szövetkezeti szervek részére is; minta iratkezelési szabályzatot küldtek meg a társadalmi szervezetek központi szerveinek, stb. A mintaszabályzatok túlnyomó többsége általánosságokban mozgott. Nem kívánta megkötni a szervek kezét saját iratkezelési szabályzatuk kidolgozásában; nagyjában-egészében csak azokat a szempontokat hozta az ágazati szervek tudomására, amelyekre már a LIG tájékoztatója felhívta a figyelmet. Az egyedi iratkezelési szabályzatok, amelyeket az egyes szervek a számukra kiadott mintaszabályzat alapján dolgoztak ki, tekintettel lehettek a szerv sajátosságaira, igényeire. Azt a tényt, hogy az új jogszabályok eredményeképpen a szervek többségének elkészült az iratkezelési szabályzata - amivel eddig igen sok esetben nem rendelkeztek - mindenesetre eredményként kell elkönyvelnünk. 2. Az irattári terv Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves része; hatályba lépésétől kezdve a szerv, amelyre a szabályzat hatálya kiterjed, köteles alkalmazni azt. Az irattári terv az érintett szerv vagy szervek ügyintézése során előfordulható ügykörök alapján határozza meg az iratok tárgyi csoportokba sorolásának lehetőségeit. Azv irattári tervben felsorolt tárgyi csoportokat irattári tételeknek nevezzük. A szerv egy-egy évben az irattári tervnek azokat a tételeit alkalmazza, amelyekben ügyintézése során abban az évben irat keletkezik. Az irattári tervben felsorolt minden egyes tételnek van egy azonossági jele, ezt szokták - nem egészen pontosan irattári tételszámnak nevezni. Az irattári tételek azonosítására használt jelrendszer ugyanis nemcsak számjelekből, hanem betű- és számjelek kombinációiból is állhat. Az irattári terv és az abban meghatározott jelrendszer alkalmazásának több előnye van. Az iratoknak az irattári terv tételszámai szerinti csoportosítása lehetővé teszi egyrészt a hivatali ellenőrzést anélkül, hogy a vizsgálni kívánt ügykörök iratait egyenként kellene kikeresni, másrészt a korszerű, alapos mérlegelés után előkészített és mégis gyorsan lebonyolítható iratselejtezést.