Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés
Az irattári terv elkészítése érdekében az azzal megbízott vezető állású személynek be kellett kérnie a kérdéses szerv minden egyes szervezeti egységétől az annál előforduló vagy hozzá tartozó ügykörök jegyzékét. Már e jegyzékek összeállításánál tekintettel kellett lenni a későbbi iratselejtezések szempontjaira, s egy ügykörön belül is külön kellett feltüntetni a fontosabb, hosszabb megőrzést igénylő iratok csoportját. Lehetőleg azt is jelezni kellett, hogy milyen mennyiségű irat keletkezik egy év alatt l-l ügykörben. E mennyiségi adatnak az irattári terv esetleges további tagolása szempontjából volt jelentősége. Az ügykörjegyzéknek tartalmaznia kellett az adott szervezeti egység vezetőjének állásfoglalását arra nézve: ki lehet-e selejtezni l-l ügykör iratait, és ha nem, mennyi idő múlva lehet azokat végleges megőrzésre az illetékes levéltárnak átadni.' A beérkezett ügykörjegyzékek alapján kellett elkészíteni a szerv irattári tervét. Az irattári tervnek fő tagolódásában az irattárképző szervezeti felépítését kellett követnie. Az egyes szervezeti egységeken belül lehetőleg az alábbi módon kellett csoportosítani az ügyköröket, illetőleg az irattári terv ezeknek megfelelő tételeit: 1. az adott szervezeti egység működtetésével, fenntartásával kapcsolatos ügyek (személyzet, dologi ellátás stb.) 2. a szervezeti egység szorosan vett feladatkörébe tartozó ügyek 3. a szervezeti egység által ellátott, de feladatkörébe szorosan véve nem tartozó ügyek. E csoportokon belül következik ezután az egyes ügykörök minél részletesebb felsorolása. A szerv egész irattári tervének ilyen módon kialakított tételeit egységesen végig kell számozni. Minden egyes szervezeti egység számára üresen kell hagyni néhány tételszámot, az ügykörökben beálló esetleges változások, újabb tételek kialakíthatása számára. Az irattári tervnek tartalmaznia kell a végleges megőrzést nem igénylő tételek kiselejtezési idejét megjelölő évszámot, valamint - külön rovatban - a véglegesen megőrzendő iratok levéltárba való adásának időpontját is, illetve annak feltüntetését, hogy a véglegesen megőrzendő irat a szervnél marad. Meg kell jelölni továbbá azt is, ha egy tételt a várható nagy iratforgalom miatt tovább kell majd tagolni, s azt a módot is, hogyan történjék a további tagolás. Általában célszerű azoknak a tételeknek a továbbtagolása, amelyekben évente több mint 200 irat keletkezik. A továbbtagolás alapja a levelezőpartner neve vagy topográfiai név (megye,járás, község neve) lehet. Az ilyenfajta adatok csak téíelesen belül jelentkezhetnek, az irattári terv önálló tételeként - minthogy nem határoznak meg ügykört - általában nem szerepelhetnek. Szerepeltetni kell az irattári tervben a tervrajzokat, az okmánytárak, a dokumentációs központok, a nyilvántartások anyagát, tehát azokat az iratokat is, amelyeket egyébként nem helyeznek el az irattár helyiségében, hanem az irattártól elkülönítetten kezelnek. Erre azért van szűkség, hogy az irattári terv a vezetőnek is, a levéltárosnak is az adott szerv teljes iratforgalmáról tájékoztatást adjon. A kép- és hangfelvételeket, a gépi adathordozó szalagokat, kartonokat és más hasonló iratféleségeket, ha ezek létrehozása a szerv rendeltetésszerű működésével
