Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

2. Tervügyek 3. Pénzügy 4. Bányászat, kohászat, nehézipar 5. Könnyűipar, helyi ipar, építésigazgatás 6. Mezőgazdaság 7. Közlekedés, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés 8. Szociális, egészségügyi és kulturális ügyek 9. Rendészet, igazságügy 10. Nemzetközi együttműködés, honvédelem Míg egyes szervek a közigazgatási számrendszerben sokszor egyetlen rendszám alatt tartották nyilván irataikat, ebben a rendszerben a szerv megtalálhatta a megfelelő rendszámokat a különféle funkcióval kapcsolatos iratok számára. Például, míg a könyvtárak és levéltárak rendszáma a közigazgatási számrendszerben 1610 volt, s a mintegy 3500 rendszám között alig találtak mást, amely alá irataik bizonyos csoportjait besorolhatták volna, a csoportszámos rendszer jóval kevesebb ügycsoportja alkalmas volt arra, hogy bármely szerv a maga iratai számára megfelelő besorolási lehetőséget találjon, kezdve a szervezeti és személyi ügyekkel, a költségvetési ügyeken át a szerv nemzetközi kapcsolatáig. Az új rendszer előnye volt az is, hogy a mindenkori szükségleteknek megfelelően továbbfejleszthető volt. Az iktatás ugyanolyan módon történt, mint a közigazgatási számrendszernél, azzal az eltéréssel, hogy a nyilvántartólapokon az ügyirat minden iratpárját alszámokkal látták el, amit a korábbi rendszer csak az ötödik iratváltástól kezdve, vagyis az , iratjegyzéken tett meg. A csoportszámos iktatási rendszer tehát a csoportszámokon belüli sorszámok alatt következetesen alkalmazta az alszámokat. Az irattárban az iratokat a nyilvántartólapok csoportosításához hasonlóan, tehát a csoportszámok növekvő rendjében kellett elhelyezni. Ahol célszerűnek látszott, egy csoportszámon belül az ügyiratokat sorszámaik helyett az ügyben szereplő szervek vagy személyek nevének kezdőbetűi szerint, tehát betűrendben is lehetett irattározni. Bármilyen gondos volt is az új iratkezelési rendszer elméleti előkészítése, a végrehajtás nem sikerült, nagyrészt azért, mert az iratkezelők többsége nem rendelkezett megfelelő iratkezelési gyakorlattal és a rendszer alkalmazásához szükséges elméleti felkészültséggel. A fő hiba az volt, hogy az egyes iratoknak a megfelelő csoportszámok alá való besorolását nem a vezetők, nem is az előadók, hanem az iratkezelők végezték, akiknek létszámát éppen akkor erősen csökkentették. Ahelyett, hogy ezen a gyakorlaton változtattak volna, az iratkezelők által elkövetett hibákból azt a következtetést vonták le, hogy helytelen a nyilvántartási rendszer és az irattári rendszer azonosságát erőszakolni. 1956-ban megszüntették az országosan egységes iratnyilvántartási és irattári rendszert és az iratkezelés szabályozását az ágazati főhatóságokra bízták. Ezek után a tárgy szerinti iktatás a legtöbb szervnél megszűnt. Ezek a szervek visszatértek a naplószerű iktatáshoz, sok helyen azonban - így a tanácsoknál is - továbbra is az ügyiratokat sorszámozták és azok részeit, az egyes iratváltozáso-