Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

6.000 Pénzügyek, nemzetgazdaság 7.000 Kereskedelem- és szövetkezetügy 7.600 Közlekedés, fuvarozás és hírtovábbítás 8.000 Földmívelés, mezőgazdaság, őstermelés 8.800 Közellátás 9.000 Ipar, bányászat 10.000 Állami gazdálkodás ellenőrzése, anyagelosztás és ármegállapítás A közigazgatási számrendszer a decimális rendszert nem következetesen alkalmazza: az osztályokat hol az első, hol az első és a második számjegy együtt jelöli, a számjegyek száma általában négy, de az utolsó osztályban öt. A második (illetőleg harmadik) számjegy az alosztályt, az utolsó két számjegy az ügycsoportot jelöli. Az új rendszerben a naplószerű iktatás (az iktatókönyv) mégszűnt. Ehelyett a tárgyak szerinti iktatást, vagyis a jelzőszámok („rendszámok") szerinti iktatást vezették be. Minden, a szervnél előforduló ügycsoport számára külön, a megfelelő rendszámmal ellátott ún. ügynyilvántartólapot nyitottak meg. Ezeken iktatták az egyes ügyek iratait, az ügykezdő iratok beérkezésének sorrendjében. Egy sorszám alatt négy iratváltás nyilvántartására volt hely. Ha az ügyben ennél több iratváltás történt, ún, iratjegyzéken folytatták az ügy iratainak iktatását, alszámok alatt. Az iratjegyzéknek az irattárban volt a helye. Az ügynyilvántartólapon, ha négynél több iratváltás történt az ügyben, utaltak arra, hogy „lásd iratjegyzék". Az ügynyilvántartólapokat a rendszámok növekvő rendjében, dobozokban tárolták. Ugyanilyen rendben történt az iratok tárolása is az irattárban. A nyilvántartás rendszere és az irattári rendszer tehát azonos volt. E nyilvántartás feleslegessé tette mutatók készítését. A nyilvántartást tartalmazó dobozban az egyes osztályok nyilvántartólapjai közé elválasztó lapokat helyeztek, rajtuk az osztály rendszámának és címének, továbbá alosztályai rendszámainak és címeinek megjelölésével. A nyilvántartásban és magában az irattárban elvileg bárki eligazodhatott. Bármennyire helyes elgondolású volt is ez a rendszer, megvalósítása nehézségekkel járt a gyakorlatban. Ennek oka részben abban rejlett, hogy a strukturális elv nagyon merevnek bizonyult, különösen az egész államszervezet átalakulásának idején. Ezért 1951-ben a rendszert átdolgozták, s az átdolgozott rendszert csoportszámos iratkezelés néven vezették be 1952-ben minden államhatalmi és államigazgatási szervnél, intézetnél és intézménynél, a bíróságok és ügyészségek kivételével. Az új nyilvántartási és irattári terv egyrészt abban különbözött a korábbitól, hogy tisztán decimális rendszerű volt, másrészt abban, hogy inkább a tárgyi (funkcionális), mint a strukturális elv alapján állt s ezért általános alkalmazásra megfelelőbb volt elődjénél. A csoportszámok általában három számjegyűek voltak, de a tárgyi csoportok tovább voltak bonthatók. A tíz „főcsoport" a következő: 1. Államhatalmi és államigazgatási (költségvetési) szervek és vállalatok (gazdálkodó egységek) általános ügyei: szervezés, működés és felügyelet