Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

hessen megtalálni, anélkül, hogy különböző nyilvántartásokban kellene keresgélniük. E célra a levelező partnerek szerinti sorozatokat találták a legalkalmasabbnak. Általában minden levelező partner számára külön dossziét nyitottak, s abban helyezték el nemcsak a tőle beérkezett leveleket, hanem a válaszlevelek másolati (indigós) példányát is. (A gazdaságossággal, az ügyintézés gyorsaságával és egyszerűsítésével függ össze, hogy fogalmazványokat nem készítettek, hanem a leveleket gépbe diktálták, és a beérkezett levél mellé a válaszlevél egy indigós példányát helyezték.) Az általános tendenciákkal összhangban volt az a fejlődés is, amely a vállalatoknál a központi irattár helyett osztályirattárak kialakításához, tehát az irattározás decentralizálásához vezetett. Nagy vállalatok irattárai a vállalat szervezetét tükrözik. A levelező partnerek szerinti iratsorozatok könnyebb megtalálása érdekében a dossziékat vagy más irattárolókat rendszerint betűrendben állították fel. Ez az ún. önmutatós módszer feleslegessé tette az irattári jelek alkalmazását. 5. Iratkezelési reformok a szocialista korszak > kezdetén A szocializmus megvalósítása az államigazgatási, gazdasági, tudományos és egyéb jellegű irányító tevékenységnek általában a társadalmi munkának nagyfokú szervezettségét, ésszerűségét és hatékonyságát teszi szükségessé. A szocialista államban az irattárak a szocialista irányító tevékenység információs bázisai és egyben eszközei. Hazánkban a felszabadulás után hamarosan hozzáfogtak az állami iratkezelés és ezen belül az irattározás egységes szabályozásához és már a fordulat évében, 1948-ban, megszületett a közigazgatás területén az iratnyilvántartási és irattározási rendszer egységes, ésszerű szabályozása. A Botár Olivér nevéhez fűződő új iktatási és irattári rendszer, amely a közigazgatási számrendszer nevet kapta, 1949 és 1951 között volt érvényben. A közigazgatási számrendszerben az iratkezelés alapja egy egységes iktatási és irattári terv, általában négytagú jelzőszámokkal. Az államigazgatásban előforduló ügyfajták osztályozása (osztályok, alosztályok és csoportok szerint) lényegében az államapparátus akkori felépítését követte, tehát strukturális elven alapult, mint már korábban, az abszolutizmus kori minta irattári terv is. Ezt mutatja a fő tagolási egységek, az ún. közigazgatási osztályok címeinek felsorolása: 0.000 Alkotmány, közjog, államigazgatás és külügy 1.000 Vallás, tudomány, művészet 2.000 Igazságügy 3.000 Szociális gondoskodás és egészségügy 3.600 Közmunka- és középítésügy 4.000 Állambiztonság, honvédelem 5.000 Közbiztonság, közrend és rendészeti igazgatás