Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek
3. Hatósági iratkezelés a polgári korban Az 1848. évi forradalom megszüntette a tanácstestületekként működő kormányszékeket és létrehozta az országgyűlésnek felelős miniszterekből álló minisztériumot. Ezzel kormányszinten megszűnt az ún. gremiális ügyintézés és az egyszemélyes felelősség elve jutott érvényre. Átfogó ügykezelési reform kidolgozására azonban a magyar minisztériumnak nem maradt ideje. Ilyen, a polgári kor igényeinek megfelelő reformra csak a szabadságharc leverése után, az önkényuralmi kormányzat részéről és szellemében került sor. Ennek tulajdonítható, hogy a reformmal szemben az önkényuralmi kormányzat bukása után bizonyos visszahatás mutatkozott. Hatása mégis - ha kitérőkkel és csak korlátozott mértékben is - az egész polgári korszakban érvényesült. Az 1850. évi „hivatalos ügykezelési utasítás" a magyarországi közigazgatási hatóságok számára kötelezővé tette, hogy saját használatukra irattári tervet állítsanak össze, s irataikat ennek megfelelően irattározzák. E munka megkönnyítése érdekében az utasítás melléklete egy irattári tervmintát tett közzé. Ez az első olyan klasszifikációs séma hazánkban, amely megkísérli a közigazgatási hatóságok iratait matériák szerint egységesen rendszerezni. A tervminta az állami apparátus szerkezetét vette alapul. Huszonegy irattári tárgyosztályt s mindegyiken belül több-kevesebb tárgyi alosztályt sorolt fel. Az első tárgyosztály „a császári ház", az utolsó a „jobbágyi viszony és tizedügy" címet viselte, közbül helyezkedtek el az egyes közigazgatási ágazatoknak megfelelő tárgyosztályok, a külügyektől egészen a községi ügyekig. Minden tárgyosztályon belül az első alosztály az „általános" ügyeket, a többi a „speciális" ügyeket tartalmazta. Ezek a speciális alosztályok egy-egy ágazaton belül többnyire egy egész szektort jelentettek, pl. VI. tárgyosztály: Polgári közigazgatás, VI. K.: Tűzrendészet, VI. L.: Folyamrendészet. Az irattári alosztályokon belül ügyiratokat kellett kialakítani, s azokat az alapszámok növekvő rendjében kellett irattározni. A „hivatalos ügykezelési utasítás" egyik legfontosabb újítása az irattározás terén éppen ez, az alapszámos ügyiratrendszer bevezetése volt. Az új irattári rendszer előnye a korábbiakkal szemben, hogy logikusan felépített irattári tervet alkalmazott, amelybe mindenfajta iratot besorolhattak, és hogy a tárgyi alosztályokon belül mindenütt következetesen kialakította az egyedi ügyek iratait. Az ügyirat kialakítása az ügy intézése során történt iratváítások kapcsolása útján ment végbe. Minden olyan ügyben, amelyben egynél több iratváltásra került sor, az irattárnak az újonnan érkezett beadványhoz hozzá kellett kapcsolnia a korábbiakat. Ezt az eljárást az iratok szerelésének, az új iratváltást a megelőző utóiratának, a megelőzőt az utóbbi előiratknak nevezték. Ez az irattári rendszer az iktatókönyvi mutatón kívül egy további irattári segédlet, az ún. irattári sorkönyv készítését tette szükségessé. Ebben a sorkönyvben tüntették fel azt, hogy az egyes iktatószámoknak milyen tárgyosztály- és alosztály-jelzet, és rrfilyen alapszám felel meg.
