Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

taihoz, hanem nagy gonddal mulatózták az iratokat. Az ekkor készített, s ettől kezdve vezetett egységes személynév-, helynév- és tárgymutató az iratok megtalálásának egyetlen, nélkülözhetetlen segédletévé vált. Ügyágazatok szerinti rendszer. A magyar kamara iktatókönyvét kezdettől fogva ügyágazatok szerint vezették, vagyis a kamara ügyágazatai számára az iktatókönyvben meghatározott számkontingenseket tartottak fenn. Ugyanilyen rendben, ügyágazatok szerint, tárgyalták az ügyeket a tanácsülésben is, és elintézés után az iratokat is így, ügyágazatok szerinti sorozatokban helyezték el. A sorozatokon belül az iratokat időrendben rakták le. Beadvány és elintézésfogalmazat természetesen mindig együtt maradt. Az irattározásnak ez a rendszere többé nem formális, mint a levelezőpartnerek szerinti sorozatok esetében, hanem funkcionális alapú. A sorozatok kialakítása lényegében az iratok tárgyi osztályozása alapján, ún. tárgyosztályok szerint történt. Latinul az osztályozást classificatio-nak, a tárgyat ebben a vonatkozásban materia-nak, az osztályt classis-nak vagy departamentum-nak nevezték. II. József egyeduralkodása idején további ügyviteli és iratkezelési reformokat léptetett életbe. Az ügyintézés meggyorsítása érdekében, és egyéb okokból is, bizonyos ügyeket kivont a tanácstestületek ügyköréből és elnöki ügykörbe utalt. Ennek következménye lett a külön elnöki iktatókönyv vezetése és az elnöki irattár kialakulása. Az ő uralkodásának idejére esik a magyarországi kormányszékeknél az elnöki irattár kialakítása, az általános irattártól való elkülönítése. Később más, külön kezelt irategyüttesek is jöttek létre, így pl. az elnöki titkos iratok, ott, ahol ezeket különösen bizalmas voltuk miatt külön iktatták és irattározták. Ezen túlmenően, II. József - a felvilágosodás ausztriai nagy propagátorának, Sonnenfels professzornak hatására - kísérletet tett arra, hogy a matériák, tárgyak szerinti irattározás fejlettebb formáját tegye általánossá birodalmában. Ez az egyes irattári, tárgyosztályokon belül az iratok további csoportosítását, az egyszerű sorozatok helyett tárgyilag tagolt sorozatok kialakítását jelentette. Ezzel az iktatási rendszer és irattári rendszer kettévált s ennek következtében újabb irattári segédletek készítése vált szükségessé. A hazai közigazgatásban a tárgyilag tagolt sorozatoknak az 1785-1848 közötti időszakban két válfaja alakult ki. Tárgyosztályok, egyedi kútfők irataival. A helytartótanács az iktatás bevezetése után egy ideig még megtartotta korábbi irattári rendszerét és csak 1785-ben reformálta meg iratkezelését, ekkor már II. József kívánságának megfelelő módon. A gondosan előkészített reform eredményeképpen nem egyszerű tárgyi sorozatokat alakított ki irattárában, mint a kamara 1773 és 1782 között, s amilyenek egyes tárgyakra nézve 1764 óta a helytartótanácsi irattárban is voltak már, hanem a tárgyosztályokon, departamentumokon belül az iratokat egyedi ügyek szerint lajstromozta és rakta le. Minden departamentum számára külön lajtsromkönyvet vezettek és abban minden egyedi ügy számára külön ún. kútfőt (fons) nyitottak. A kútfőn belüli iratpárokat (egy beadványt s a hozzá tartozó kiadványfogalmazatot) tételeknek (po-^ sitio) nevezték. Ugyanezt a rendszert követik az 1785-ben a helytartótanáccsal egyesített magyar kamara iratai is, az utóbbiakat visszamenőleg, 1783-tól kezdve szedték