Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

helyett az egyes igazgatási szereplők cselekményeit egy politikai mező kontextusán belül írják le, így nem az iratképző szerv áll középpontban, hanem az állam által folytatott politika a társadalom egy vagy több aspektusa vonatkozásában (pl. börtönpolitika, oktatáspolitika). Egy politikai mezőn belül általában több szereplő (hatóság, intézmény) működik. Ezek végeznek igazgatási cselekményeket, amelyek "lenyomatai" az iratok. Az igazgatási cselekmény azoknak a tevékenységeknek az összessége, amelyek valamely hatáskörből erednek, és amelyeket egy feladat elintézése keretében végrehajtanak, továbbá egy "produktumot" eredményeznek. Egy igazgatási cselekmény tehát a tevékenységek komplexuma, nem pedig egy fok az eljárásban vagy egy hatóságon belüli tevékenység. Ezeket a cselekményeket írják le és elemzik politikai mezőnként a törvények, rendeletek, szervezeti jelentések, interjúk és további források alapján. Az eredmények kutatási jelentésben öltenek testet, amely tartalmazza a politikai mezőt és a döntési területet, a feladat- és szervezetfejlődést, a területen tevékenykedő igazgatási szereplőket és valamennyi, a levéltári törvény hatálya alá tartozó szereplő összes cselekményeit. A jelentés tervezetét egyeztetik az érintett szervezetekkel. A második, ún. értékelő szakaszban a jelentés alapján "Basisbewertungsdokument" {alap értékelési dokumentum) készül. Ebben nagy vonalakban ismét leírják a politikai mezőt, és felsorolják az értékelési kritériumokat. A cselekményeket most szereplőnként rendszerezik, és mindegyiknél egy értékelési döntést adnak meg a két lehetőség közül: B = megőrzendő, V- selejtezendő. Mivel egy politikai mezőben több szereplő működik, egy kutatási jelentés alapján több alap értékelési dokumentum készülhet (pl. az egészségügyre vonatkozóan 50). E dokumentumba foglalt értékelési kritériumok alapján történik nem az iratok, hanem a cselekmények kiválasztása azon az elven, hogy minden cselekmény az állam egy céljával vagy feladatkörével van kapcsolatban. Az értékelésnél mérlegelik, hogy az adott cselekmény közvetlen vagy közvetett módon irányul-e a célok, feladatok megvalósítására. Az előbbiek iratai megőrzendők, az utóbbiaké nem. Ilyen kiindulóponttal 1994-ben és 1997-ben a levéltári szolgálat a minisztériumokkal együtt néhány általános kritériumot fejlesztett ki a - mondjuk így - értékhatár fölötti cselekmények meghatározására. Ezek: a politika nagyvonalakbani előkészítésére, meghatározására, értékelésére, végrehajtására és intézésére vonatkozó cselekmények,