Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

engedélyezés és iskolaügy terén működő hatósággal kötött együttműködési szerződést. Levéltárgondozói hálózat alakult ki, amely segíti a mindennapi ügyintézést és a levéltárba adás előkészítését.

36 Itt vezették be a fentebb idézett ismertetőjegykatalógusokat. Az eddig ismertetett elméleti megközelítések mellett Angelika Menne-Haritz és az ún. marburgi iskola új irányzatot képvisel. Menne-Haritz - elsősorban Schellenberg nyomán - megkülönböztette a levéltári információ evidencia minőségét és az információ tartalmát. A funkcionális proveniencia megadja annak a lehetőségét, hogy az értékelés az irat funkciójára, a feladatra és a tartalmi összefüggések feltárására irányuljon, cselekvések és folyamatok értékelése legyen, és egyúttal annak, hogy azok kimutathatók-e az összinformációban vagy sem. A proveniencia elv funkcionális felfogása azt jelenti, hogy az információ eredete a struktúrákból és az összefüggésekből elemezhető. A vizsgálat nem a hatóság szervezeti struktúrájára, hanem közvetlenül a feladatra és a funkcióra irányul. A feladatok összefüggései ugyanis nem mindig azonosak a munkamegosztás szervezeti struktúrájával. Ha ezek egybeesnek, akkor az értékmeghatározásban a klasszikus proveniencia elv használható. Ha viszont a szervezeti struktúra nem azonos a feladatok hierarchiájával - márpedig a modem ügyintézés fejlődési útja ez: a feladatok integrálása, azaz az eddig lineáris hierarchiában megoldott feladatokat a jövőben komplex felelősségi struktúrákban teljesítik majd -, akkor az információ eredetére a funkcionális proveniencia elvének alkalmazásával következtethetünk. A levéltári információ jellegzetessége abban rejlik, hogy egy feladat megoldásának folyamatában keletkezik ("folyamatgenerált információ"). Az akták a hivatal számára munkaeszközként szolgálnak, miközben a munkafolyamatot is tükrözik, és azért fontosak, mert segítségükkel a feladatteljesítés módját irányítani és ellenőrizni tudják. A levéltári információnak van szóbeli és nem verbális része. A nem verbális rész feltárása a levéltári feldolgozó munka eredménye, azaz az információk közötti összefüggést átláthatóvá teszi, és az összefüggést mint újonnan keletkezett információt használhatóvá teszi. Ez az információ még az igazgatás számára is új, és nem volt hozzáférhető. A levéltári értékelés másik vetülete az, hogy - mivel a folyamatgenerált információknak van elsődleges és van másodlagos célja-, ezeket megkülönböztesse. Az