Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

elsősorban gyűjtőterületi munkájában.

18 Az értékelő munka során az iratképző szerveket alapos elemzésnek vetik alá történeti, funkcionális, feladat- és hatásköri stb. szempontból, ennek eredményeként pedig kategorizálják azokat. A négy kategória valamelyikébe az alapján kerül egy intézmény, hogy az elemzések szerint milyen mértékben és milyen valószínűséggel fognak működése során maradandó értékű iratok keletkezni. A makro szintű értékelés elsőbbségét hangsúlyozzák egyebek mellett Frank Boles és Júlia Marks Young is 1991-ben megjelent munkájukban,

19 ugyanakkor komoly figyelmet fordítanak azokra a mikro-szintű iratértékelési módszerekre is, amelyek segítségével egy adott intézmény keretein belül határozható meg a dokumentumok levéltári értéke. A szerzők ezen a szinten igyekeznek olyan általános útmutatót és gyakorlati segédeszközt adni az iratértékeléssel foglalkozó levéltáros számára, amelynek segítségével egységes módszereket és terminológiát alkalmazhatnának iratértékelési munkájukban. Az iratértékelés döntéshozatali mechanizmusában a szerzők az ún. információérték elemet (Value-of-Information Modulé) — amely folyamat során a levéltáros értékeli az irat jellegét, minőségét, a benne foglalt információk használhatóságát, az irat funkcionális jellemzőit —, valamint az adott iratok egymáshoz való viszonyát szembeállítják az ún. megőrzési költség elemmel (Cost-of-Retention Modulé), amelyben vizsgálat tárgyává teszik mindazokat a költségeket, amelyek abban az esetben terhelik a levéltárat, ha az irat levéltárba kerül (beleértve az átvétel, feldolgozás, konzerválás, tárolás és a kutatószolgálati munka költségeit is). Az iratképző intézmények, de főleg a tevékenységek egységesülésével, valamint az iratkezelés elektronizálásával járó levéltári problémákra reagál a dokumentációs stratégiákon és a makro-elemzés elméletén túl az 1990-es évek elején kanadai és ausztrál levéltárosok által kidolgozott, magyarul meglehetősen idegenül hangzó ún. tevékenység folyamatelemzés (business process analysis).

20 A számítástechnikából kölcsönzött rendszerelemzés és az üzleti világ tevékenység modellezési módszereinek ötvözése révén a levéltárosok olyan eszközt alkalmazhatnak, amely nem egy adott intézmény struktúrája és hierarchiája alapján határozza meg az iratok értékét, hanem meghatározott tevékenységet, működési folyamatokat elemezve állapítja meg, hogy annak révén keletkezhetnek-e a későbbiekben levéltári értelemben fontos iratok. Ez a