Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

II. Az iratvédelem

kölcsönzésnek is van határideje, de ügyelni kell arra, hogy a kölcsönzés két hónapnál ne legyen hosszabb. Kiállításra lehetőleg ne kölcsönözzünk iratokat, mert ott különböző veszélyeknek /nedvesség, napfény, tüz/ vannak kitéve. nehetőleg fotókópiát adjunk erre a célra. Ha elkerülhetetlenül szükséges az eredeti irat kiállítása, ugy a kölcsönzés előtt az iratot fényképeztessük le. Végül meg kell emlékezni még egy veszélyről, amely az iratokat a szervek átszervezése során igen gyakran fenyegeti: a költözködésről. Nagyon fontos, hogy az iratok a szállításnál ne keveredjenek Össze. Ezért ajánlatos a csomókat jó szorosan átkötni és sorszámmal ellátni. A sorszámozás egyrészt az iratok biztonságát szolgálja, másrészt az iratok uj elhelyezésénél ezáltal sok időt és fáradtságot takarítunk meg.