Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

zék folyamatos vezetésében az átadási-átvételi jegyzékek megfelelő kiegészítéssel felhasználhatók. A raktár jegyzék elkészitése előtt az irattárosnak meg kell győződni arról, hogy az egyes iratsorozatok iratai együttesen, egy helyen vannak e az irattárban raktározva. Második lépésként kivánatos az osztályoktól vagy ügyintéző csoportoktól átvett iratcsomókat csomócimfeliratokkal ellátni* A csomócimfelirat az iratsorozat nevét, a csomóban elhelyezett iratok évét, jelzetét, nem iktatott iratok esetében tárgyát tüntesse fel. Ugyancsak a rali tár jegyzék elkészitése előtt az ugyanazon irat sorozathoz tartozó iratok iratcsomóit, ügy 3li segédleteit célszerű folyamatos sorszámmal ellátni és a sorszámot az iratcsomón vagy köteten is feltüntetni. A sorszámozás is őrzési célt szolgál. A raktár jegyzék irattári segédlet, de ügyviteli szempontból is segítséget ad, mert viszonylag kii sebb munkával megállapítható belőle, hogy az ügyvitel által keresett irat melyik csomóban található. A raktár jegyzék egyé k ént bármilyen irattári rendszerben irattárózott iratanyag számbavételét lehetővé teszi

3

az irattáros feladatát jelentőse megkönnyíti* Használhatósága még csak növekszik, ha az őrzés helyére, a raktárrészre, álványra, szekrényre vagy iratpolcra is utal* Az irattár az iratoknak átmeneti őrzési helye, az iratok egyrésze az őrzési idő elteltével selejtbe, a történelmi forrásértékű anyag pedig levéltárba kerül, ezért a raktárjegyzéknek nem kell az iratokat a legkisebb őrzési egységekig, csak a raktári egységekig felsorolni,