Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)
I. Az iratok kezelése
kezelője csak ugy vállalhat felelősséget az irattári elhelyezésbe kerülő iratanyag megőrzéséért,- ha tudja, és meggyőződött arról, hogy milyen jellegű és mennyiségű iratanyagot vett át ö Az átadási-átvételi jegyzéket az irata nyagót átadó Osztály, \agy ügyintéző csoport késziti el., és abba l-l iratsorozat iratait iratcsomónkén; telsorolja a Iktatott iratoknál elegendő feltüntetni az évet) és as iratcsomóban egyesített iratoknak kezdő és végződő iktatószámát, íárgyilag tagolt iratoknál a jegyzéknek meg kell jelölnie az iratcsomóban, vagy dossziéban elhelyezett iratok tárgyát ö A jegyzéket sorszámmal kell ellátni* A jeg zéken természetesen fel kell sorolni az Ügyviteli segédleteket is. Közigazgatási számrendszerű és csoportszámos iratoknál az iratcsomokat a rendszámok, illetve csoport- számok egymásutánja szerint kell kiképezni és igy kell jegy zékbe is foglalni* Az átadásnál és átvételnél mindkét esetben meg kell győződni az iratnyilvántartó?uVpok meglétéről csoportszámos rendszernél ezenfelül az évi iratkezelési ter mellékeléséről is. A központi irattár vezetője csak rendezett iratanyagot vehet át megőrzésre, ez a követelmény a közigazgatási számrendszerű és csoportszámos iratkezelés irataira még fokozottabban érvényesítendő* Hasonló gondosságot igényel az üzemi iratanyagnak központi irattári elhej lyezóse is. Rendezetlen, ömlesztett állapotú iratanyag átvétele az irattárat lomtár nvonalára sülyeszti le és az iratanyag megőrzését kérdésessé teszi. Az osztályok vagy ügyintéző csoportok ne ötletszerűen adják át közporti iratt ri kezelésbe irataikat, az átadás ideje évenként legyen rendszeresen meghatározva. Általában két évnél tovább ne maradjon ügyintéző helyen irat* ?/ R aktár j egyzék az irattárban őrzött iratanyag leltára. Az irattár kezelője késziti és vezeti. Minden egye iratsorozatról külön jegyzéket kell készíteni> A raktárjegy
