Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
Kovács Lajos, a székesfőváros levéltári selejtezését áttekintő tanulmányában Toldy Lászlóval, az 1880-as években működött elődjével is egyetértve vélekedett úgy, miszerint: „másolatok kiselejtezése általában nem tekinthető aggályosnak, ha megvan az eredeti határozat”. Kovács, 1942–1945. 69. p.; Az 1950-es években, a nagymérvű levéltáron belüli selejtezések időszakában, az azonos szöveget tartalmazó különböző iratfajták (fogalmazvány-tisztázat) selejtezhetőségét elutasították. Baraczka, 1954. 65. p. 35. §Célszer ű kiegészíteni a fondban keletkezett hiányokat. Ennek érdekében állítsuk össze a hiányzó iratok jegyzékét, hogy könnyebben megtalálhassuk őket, vagy ha nincsenek meg, amennyire csak lehet, kitölthessük a hiányokat a másutt őrzött eredeti vagy másolati példányokról készült másolatokkal A fondban keletkezett hiányok kitöltésének kívánatos volta magától értetődik. A levéltárosnak ugyanis nem csak az a kötelessége, hogy az őrizetére bízott iratokból rekonstruálja a fondot, hanem az is, hogy azokat az iratokat is megszerezze, amelyek valaha az adott levéltár részét képezték, jelenleg azonban másutt őrzik őket. A szabály szövegében említett jegyzék természetesen csak azokat az iratokat kell, hogy tartalmazza, amelyek vitathatatlan bizonyossággal léteztek és biztosan nem semmisültek meg, vagyis csak azokat a dokumentumokat kell jegyzékbe foglalni, amelyek valahol másutt esetleg még meglehetnek. Azt, hogy valóban léteztek-e valaha az adott iratok, a régi leltárakból vagy az okmányok másolati könyvéből állapíthatjuk meg. Minden olyan dokumentum, amelyről egy kolostor másolati könyvében* említést tesznek, a kolostor fondjának része volt egészen a másolati könyv létrehozásának pillanatáig. De azóta eltelt már úgy négy-öt évszázad, és meglehet, hogy a másolati könyvbe felvett számos dokumentumból napjainkban már csak két-három darab van meg. Értelmetlen és felesleges lenne jegyzéket készíteni azokról a másolati könyvben szereplő okmányokról, amelyeknek eredeti példánya ma már hiányzik a kolostor fondjából. A hiányjegyzékbe tehát csak azokat az iratokat kell felvenni, amelyek meglétét nagy valószínűséggel feltételezhetjük. Iratok alatt – abban az értelem ben, ahogyan a jelen paragrafusban használtuk ezt a kifejezést – nemcsak lajst-136 *A holland szövegben itt a cartularium kifejezés szerepel, amelynek pontos jelentése a 2003-ban kiadott holland levéltári terminológiai lexikon szerint: egy személy vagy testület által vagy annak érdekében összeállított jegyzék, amely iratmásolatokat, illetve az adott személy vagy testület által jogi vagy történeti szempontból bizonyító erejűnek tekintett egyéb dokumentumokról készült másolatokat tartalmaz. A cartularium maga nem rendelkezik jogi értelemben vett bizonyító erővel. A kifejezés használata az 1600-as éveket megelőző időszakra korlátozódik.
