Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
romokat, számadásokat, stb. kell érteni, hanem okleveleket, leveleket és más kisebb jelentőségű iratokat is. Ha másolatokat készítünk a hiányzó iratokról, hogy kitöltsük a hézagokat a fondban, akkor ezeket a másolatokat nem tehetjük be a hiányzó iratok helyére. Ezek az utólag készített másolatok sohasem képezték és a jövőben sem képezhetik a fond részét. Lásd a 63. paragrafushoz fűzött magyarázatot is. A szabály célja nem egyszerűen hiányjegyzék készítése, hanem – összhangban az egész mű alapvető céljával – másutt meglévő, csak lappangó iratok keletkezési helyére való visszahelyezésének előmozdítása. A hazai szakmai gyakorlatban a hiányjegyzékek célja elsődlegesen nem ez, hanem nyilvántartási, kutatási, illetve jogbiztosítási szempontú. A máshol található iratra vonatkozó hiányjegyzékre példa: Maksay, 1992. 182. p., Koller József kamarai tanácsos iratai. 104. p. 36. §Visszatehetjük eredeti helyükre az elveszett és ajándékozás vagy vétel révén ismét levéltárba került iratokat, ha egyértelműen bebizonyosodik róluk, hogy az adott fondból származnak Első pillantásra azt gondolhatnánk, hogy ez magától értetődő. Valójában azonban nem teljesen ez a helyzet. Angliában például ennek pontosan az ellenkezője a szabály. Ott ugyanis szigorúan tilos újra levéltárba helyezni azokat az iratokat, amelyek egyszer már magántulajdonban voltak, ehelyett egy könyvtárba száműzik őket. Ennek a szabálynak az az oka, hogy kockázatos lehet, ha egy hivatalos irat egy ideig a levéltáron kívül, bármiféle magántulajdonos kezében volt, mert lehet, hogy többé már nem sértetlen egész, vagy esetleg meghamisították. Vagyis a szóbanforgó irat mint bizonyító erejű dokumentum vándorlásai során sokat veszített értékéből, és fennáll veszélye, hogy a törvényszék így el is utasítja azt. Az ilyen iratok levéltári elhelyezése tehát azzal is járhat, hogy az adott fond elveszíti hitelességét. Az okfejtés teljesen logikus. Hazánkban is felfedezhetjük a nyomait annak, hogy voltak, akik osztották ezt a nézetet. Így például 1771. december 23-án a városatyák felszólították az utrechti törvényszék tagjait: dolgozzanak ki megfelel ő rendszabályokat annak érdekében, hogy ne lehessen olyan könnyen bejutni abba a szobába, ahol a jegyzőkönyveket őrzik, és biztosítsák ezáltal a közbizalom megőrzését. 1772. február 24-én ennek következtében el is határozták, hogy a jegyzőkönyvek őrzőhelyének kulcsait csakis a törvényszék titkárai kezelhetik, akik senkinek, még az írnokoknak sem engedhetik meg, hogy kíséret nélkül belépjenek oda. Nemcsak ésszerű, hanem érthető is, hogy Angliában, ahol a régi levéltárakat nem választotta el egy forradalom a manapság keletkező új levéltáraktól, és ezért ezek az irategyüttesek sokkal inkább élőek maradtak, mint a mieink, még 137
