Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
28. §A különálló iratok rendezése során ne alakítsunk ki tetszés szerinti fősorozatokat, hanem csakis olyan egységeket hozzunk létre, amelyeket a kötetek vagy kötegek valamely, régóta létező sorozata köré lehet csoportosítani Minden egyes különálló iratot – amint korábban (20. §) leszögeztük – a fond gerincét alkotó különféle sorozatok, kötetek, kötegek és csomók köré kell csoportosítani: a beérkező iratokat a határozatok köré, a nyugtákat a számadások köré, stb. Előfordulhat, hogy egy hivatal tevékenységére vonatkozó minden ügyet egyetlen lajstromkönyvsorozatban jegyeztek fel. Nem ritka ez a községi fondok esetében, ahol a hivatalnak a községi ügyekre, a lecsapolt területek ügyeire és az igazságszolgáltatásra vonatkozó valamennyi határozatát ugyanabba a lajstromkönyvbe írták be. Ilyen esetben nem szabad fősorozatokra tagolni a fondot, mert nyilvánvaló, hogy az azt létrehozó hivatal maga sem tett különbséget az általa ellátott tevékenységi területek között. Rendszerint azonban ennél bonyolultabb a helyzet. Így például a lecsapolt területekre vonatkozó határozatokat az ezekre a területekre vonatkozó számadások után vagy azok alá besorolva lajstromozták, a peren kívüli megegyezéseket és a bírói ítéleteket viszont külön lajstromokba vezették be. Ilymódon több sorozat keletkezett, a fondot pedig ezeknek a sorozatoknak megfelelően kell rendezni, ha szerkezetük megfelel a fondot létrehozó hivatal szervezeti felépítésének. Az is előfordulhat, hogy bár nem vezettek külön lajstromokat, a beérkező iratokat mégis különböző kötegekbe csoportosították annak megfelelően, hogy egy adott irat a hivatali testület mely tevékenységi területére vonatkozott. Ebben az esetben az így kialakított kötegeket tartalmazó sorozatok alkotják a fond főbb egységeit, és ezek köré kell csoportosítani a dossziékat és a kötegbe nem rendezett, különálló iratokat. 10 Szoros összefüggésnek kell tehát lenni az egy adott fondban létrehozott fősorozatok, valamint a lajstromokból és a kötegekből álló sorozatok között. A levéltárosnak éppen úgy nem szabad tetszése szerint megtartani vagy létrehozni a hivatali testület valamely tevékenységi körét érintő iratokat tartalmazó sorozatokat, mint ahogy fősorozatokat sem alakíthat ki a fondban tetszése szerint. Feltéve például, hogy egy szavazati joggal rendelkez ő város* az 127 10A fond tagolását illet ően csak az az egyetlen különbség lesz a most említett és az előző eset között, hogy itt szükség lesz egy általános sorozatra, amelybe felvesszük a határozatokat tartalmazó köteteket, az előző esetben pedig nem kell ilyen sorozatot létrehozni. Létezik még egy harmadik eshetőség is, mégpedig az, hogy bár minden ügyet egy közös kötetben lajstromoztak, ezt követően azonban még külön jegyzékeket is készítettek, amelyekbe bizonyos meghatározott típusú iratokat másoltak be. *A szavazati joggal rendelkez ő városok saját képviselőt küldhettek a tartományi gyűlésbe, és akár önállóan, akár más városokkal szövetségben szavazhattak az üléseken tárgyalt ügyekben.
