Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
előljáróságnak a város vezetésével, valamint a tartományi igazgatással összefüggő tevékenységére vonatkozó ügyeket nem választotta szét, hanem együttesen vette fel a határozatok közé, és az ezzel a két témával foglalkozó beérkező iratokat is ugyanígy kötegelte, akkor a rendezés során nem szabad az iratokat sem szétválasztani két nagyobb sorozatra, amelyek egyike a városi igazgatásra, másika pedig a tartományi igazgatásra vonatkozó iratokat tartalmaz, mivel nyilvánvaló, hogy maga az egykori ügykezelés nem tett ilyen megkülönböztetést. Egy városi önkormányzat levéltárában a fősorozatok önmaguktól alakulnak ki, például így: általános közigazgatás, privilégiumok, törvényhozás, a városi igazgatás megszervezése, pénzügyek, stb., amely sorozatok magvát a határozati könyvek, a privilégiumkönyvek, a rendeletek tartalmazó könyvek, a tanácsülésekre vonatkozó levelezést tartalmazó sorozatok, illetve a számadások alkotják. Egy bírói testület levéltárában az általános iratokat tartalmazó sorozat mellett, amelynek a határozati lajstromok képezik majd a fő alkotóelemét, a bűnügyi iratokat a bűnügyi lajstromok köré, a polgári peres ügyeket a polgári peres lajstromok köré, a választott bíróságok iratait az ingatlan átruházási lajstromok köré fogjuk csoportosítani. Egy fond fősorozatainak tehát a fond felépítését kell tükrözni. Az also ro za -tokkal azonban más a helyzet. Azoknak teljesen más a rendeltetése. A fond valamely fősorozatát alkotó – és ezért bizonyos kötetekből vagy kötegekből kialakított sorozatok köré csoportosítandó – iratok mennyisége annyira nagy is lehet, hogy a jobb áttekinthetőség érdekében célszerű a fősorozatot külön tételekre osztani az iratok tartalmának vagy az iratok természetéből fakadó másféle kritériumnak megfelelően. Tehát a fenti példánál maradva alkalmasint megkülönböztetést tehetünk a közmunkák, a közrendészet, stb. között, vagy a privilégiumok sorozatán belül külön alsorozatot szentelhetünk a vám- és vásárprivilégiumoknak, a törvényhozásra vonatkozó sorozaton belül pedig a céhekre vonatkozó rendeleteknek. A pénzügyi iratokat szétválaszthatjuk aszerint, hogy a városi birtokok jövedelmeire, a városi adókra vagy a tartományi adók felosztására vonatkoznak-e. A polgári peres iratok sorozatán belül különbséget tehetünk az általános polgári perek iratai és a hitelezők által indított perek iratai, stb. között. Az ehhez hasonló alsorozatok rendszerint11 nem köt ődnek a fond eredeti szerkezetéhez, ezért létrehozásuk sem szükségszerű. Attól még, hogy egy adott fősorozathoz tartozó iratokat nem helyezhetünk el tetszés szerinti rendben, hanem a munka során egy meghatározott rendet kell követnünk, saját magunk számára készíthetünk egy sémát, amely szerint a leltárba felvett tétele -128 11A zeelandi Veere településen meg őriztek egy szekrényt, amelynek rekeszei feliratokkal vannak ellátva. A feliratokból kiderül, hogy eredetileg hogyan csoportosították a határozati könyvek köré a különálló iratokat. Ha rendeznénk az iratanyagot, akkor természetesen meg kellene tartanunk ezt a csoportosítást, ilyen egyértelmű útbaigazítás azonban csak ritkán maradt ránk.
