Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
ből származó egyedi iratok visszahelyezése eredeti helyükre jelentős feladatot jelentett az 1920-as és 1930-as években az Országos Levéltár munkatársai számára. Vö.: Lakos, 2006. 246-247. p.; Varga, 1938. 21-22. p.; Miskolczy, 1923. 16. p.; egyedi akták eredeti helyükre való visszahelyezésének nehézségeire vonatkozóan ld. pl.: Miskolczy, 1926. 45. p.; Jelentés 1929. 151. p. 27. §Ha egyáltalán nem ismerhet ő fel a különálló iratok egykori rendszere, akkor arra a kérdésre, hogy hogyan kell rendeznünk ezeket a dokumentumokat, minden esetben a fond aktuális állapota és ezen belül különösen is az adja meg a választ, mennyire tekinthető teljesnek az adott fond. Olykor egy kompromisszum a legjobb megoldás Ha nincs semmiféle utalás a különálló iratok eredeti rendjére vonatkozóan, akkor a levéltáros szabadon választhatja meg a követendő rendezési módszert. Választhatja azt a megoldást, hogy tartalmuk szerint csoportosítja, vagy azt, hogy formai jellemzőik alapján rendezi, vagy azt, hogy továbbra is különálló dokumentumként kezeli az egyazon ügyintézési ágazat fondjához tartozó iratokat. Nagyon nehéz erre szabályt alkotni. Érdemes ilyenkor fontolóra venni a szóbanforgó iratok mennyiségét és azt, hogy mennyire teljes a sorozat, de végsősoron a levéltáros józan megfontolásának kell döntenie abban a kérdésben, hogy melyik módszer felel meg leginkább a fond aktuális állapotának. Néhány példa azonban talán útbaigazítással szolgálhat. Ha például egy fondban – amint ez gyakran megtörténik – nagyszámú beérkező kérvénnyel találkozunk, kétségtelenül kívánatos azokat egy sorozatban egyesíteni, ugyanakkor azonban több szempontból is inkább a tartalmi, semmint a krono ló gikus rendezés látszik célszerűnek. Mindenekelőtt azért, mert a kérvényeket ritkán keltezték, így jóformán lehetetlen őket szigorú időrendbe tenni. De van még ezenkívül egy másik szempont is. Valaha az volt a szokás, hogy a döntést az egyszerűség kedvéért magára a kérvényre írták rá, ezután pedig visszaadták az iratot a kérelmezőnek, és csak a legfontosabb döntéseket jegyezték fel – általában igen röviden – a határozatok között. Világos tehát, hogy azok a különálló kérvények, amelyeket egy fondban találunk, csaknem kizárólag elintézetlen ké réseket tartalmazó iratok. Semmiféle említést nem fogunk tehát találni róluk a határozatokban, és ezért semmi okunk sincs arra, hogy a határozatok rendjének megfelelően csoportosítsuk őket. Ezért ebben az esetben a kérvények különböző tárgyi – és azon belül időrendbe rendezett – sorozatokra való felosztását javasoljuk, mert ez könnyebbséget jelent a felhasználóknak. Nehezebb a döntés, ha beérkező levelekkel van dolgunk. Ha egy fondon belül azt a gyakorlatot követték, hogy a beérkező leveleket kötegekbe rendezik, és ez a rend fenn is maradt, akkor a kötegeken kívül általában csak néhány darab, a kötegekben őrzöttekkel semmilyen összefüggésben nem lévő, csekély 125
