Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
toznak. A valódi dossziékat általában elég könnyű megkülönböztetni azoktól az olykor-olykor előbukkanó csomagoktól, amelyekben egy tapasztalatlan kéz – többnyire egy kés őbbi kéz – a kényelem kedvéért gy űjtött össze mindenféle, egyazon tárgyra vonatkozó papírosokat. Az efféle csomagokban is találunk néha egy vagy több valódi dossziét, a csomagokban lévő többi iratot azonban különállóként kell kezelni és egyszerűen újra kell rendezni. Azt mondottuk, hogy a dossziékat és sorozatokat, hacsak lehetséges, helyre kell állítanunk. Bármennyire is igyekszünk azonban, ez nem mindig lehetséges. Előfordulhat az is, hogy a régi szerkezet visszaállításához szükséges fáradozások nem állnak arányban az elérhető eredménnyel. Így például az országunkban bevezetett francia levéltári rendezési szisztémát, amely idegen volt a hivatalnokoknak, 1813 után majdnem mindenhol teljes egészében szétzilálták. Ennek a praktikus, de bonyolult rendszernek a helyreállítása többnyire nem lehetséges mérhetetlenül sok fáradság nélkül, és talán hasznosabb, ha a nagy mennyiségű, kusza irathalmazt egyszerűen időrendbe rendezzük ahelyett, hogy továbbra is azoknak az Indicateur köteteknek* a mellékleteként kezelnénk őket, amelyekhez eredetileg tartoztak. Ha az előzőekben felsorolt okok alapján úgy döntünk, hogy érdemes helyreállítani az eredeti sorozatokat és dossziékat, akkor nem tűnik indokoltnak, hogy a különálló iratokat továbbra is meghagyjuk különálló iratként, hacsak annak idején nem az adott dokumentum külső jellemzői – például az, hogy pecsét van rajta – vagy az őrzésével összefüggő követelmények – például a titkos tartalom – indokolták az elkülönített tárolást. Így például megengedett, hogy egy olyan bérleti szerződést, amely alkalmasint függőpecséttel van ellátva, a többi bérleti szerződéssel együtt írjunk le még akkor is, ha a pecsét védelme érdekében magát az iratot továbbra is az oklevélszekrényben őrizzük, vagy egy egykor titkosan kezelt iratot visszahelyezzünk abba a sorozatba, amelyből valaha kiemelték azért, mert annak idején titokban kellett tartani a benne foglaltakat. A szabály megszövegezői az első esetben („sorozat (vö. ‘állag’)”) a formai jegyek alapján kialakított iratsorozatokat értik. Az itt leírt szituáció nagyjából a hazai gyakorlatból is ismert II. József előtti irattipológiai helyzetnek felel meg, amikor a régi levéltár (archivum antiquum) iratait szintén formai jegyek szerint tagolták sorozatokba. Így jöttek létre a mandata, intimata, cameralia, missiles, relationes, stb. megnevezésű sorozatok. A „dossziénak” nevezett iratfajtán nem tárgyi vagy személyi alapú mai értelemben vett dossziék értendők, mert a szerzők inkább a modern iktatási rendszer szerint létrehozott ügyiratokra gondoltak. Sashegyi, 1958. 18. p.; A 19. század végén időrendi, illetve tematikai alapon megbontott szerves irat együt te sek -124 *Az Indicateur kötetek a beérkezett levelek vagy egyéb iratok rövid tartalmi kivonatát tartal mazzák a dokumentumok beérkezésének kelte szerinti sorrendben.
