Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
különálló iratokra vagy dossziékra, harmadszor azért, mert a dossziék rendszerint számos olyan másolatot, kivonatot és jegyzetet tartalmaznak, amelyeket egy bizottság az általa készített jelentésösszeállításához használt – olyan iratok ezek, amelyek önmagukban jobbára értéktelenek és nehezítik a fond megfelelő rendezését, és csak akkor válnak jelentőssé, amikor más iratokkal összefüggésben és ahhoz a bizottsági jelentéshez kapcsolódva tanulmányozzuk őket, amelyhez kiegészítéssel, magyarázattal és bizonyítékkal szolgálnak9 –, negyed szer pedig azért, mert a sorozatokat általában nagyméretű kötetekben fűzik össze, ezért, amikor néhány ilyen köteg szétesik, a hiányokat célszerű és könynyű kitölteni a különálló iratokkal. Félmunkát végez az a levéltáros, aki csupán arra szorítkozik, hogy egyenként leírja két vagy több összekeveredett dosszié tartalmát, és nem kísérli meg helyreállítani az egyes iratok között fennálló kapcsolatot. Ez a rekonstrukciós munka azonban távolról sem mindig könnyű. Azokat a sorozatokat, amelyeknél csak arra kell figyelni, hogy például egy adott irat levél-e vagy kérvény, általában minden nehézség nélkül helyre lehet állítani, mert a beérkezés kelte – ami az ilyen típusú iratok esetében meghatározó – többnyire csak kevéssel tér el a kiadás keltétől, ugyanakkor az, hogy van-e vagy nincs hiány a kötegben, azonnal útbaigazít minket, ha kétségünk támad abban a tekintetben, hogy egy irat az adott köteghez tartozik-e vagy sem. Sokkal nehezebb rekonstruálni azokat a dossziékat, amelyek valamilyen szerencsétlen körülmény következtében szétszóródtak, hiszen nehéz kitalálni, hogy melyek azok az iratok, amelyeket egy bizonyos perben felhasználtak vagy hogy mely iratokat másoltatott le vagy kivonatoltatott egy bizottság feladatának végrehajtása során. Ha azonban kezünkbe került egy olyan hátirati jegyzettel ellátott irat, amely valamely dosszié létezését bizonyítja, akkor meg kell kísérlenünk a dosszié helyreállítását. Ehhez az iratok tartalma adja az első útbaigazítást, amelyet azután számos apró külső jel – a papír hajtása, azonos alakú vízfoltok, egyforma féregrágások, stb. – megfigyelésével kell teljessé tennünk. Ezen a téren azonban csak ritkán vagy sohasem szerezhetünk teljes bizonyosságot, kivéve talán csak a periratokat, amelyeket a 16. század közepétől kezdve általában ellátnak a hátlapjukon, a jobb felső sarokban egy nagybetűs jelzéssel, amely jelzésről az iratokhoz tartozó, rendszerint ugyancsak A bet űvel megjelölt leltárban is említést tesznek. Minden bizonnyal felesleges hangsúlyozni, hogy mielőtt a helyreállítási munkához hozzálátnánk, meg kell győződnünk arról, vajon tényleg egy valódi dossziéval – pontosabban: azonos tárgyra vonatkozó iratok gyűjteményével – van-e dolgunk, amelyet bizonyos meghatározott alkalommal, meghatározott célból állított össze az a testület, amelynek fondjához a szóbanforgó iratok tar-123 9A szabály alóli kivételeket a 18. és a 68. paragrafushoz f űzött magyarázatban soroljuk fel.
