Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
szeretné kutatni. Ezért a leltározás a hadászatban használatos kifejezéssel élve papíron végrehajtott hadműveletek formájában történjék. Vagyis külön cédulákon írjunk le minden sorozatot, kötetet, könyvet, térképet stb., és ezeket a cédulákat felhasználva végezzük a rendezési munkát mindaddig, amíg az új leltár végleges formája ki nem alakul. Magukat az iratokat csakis ezután rendezzük el az újonnan összeállított leltárnak megfeleljen. Mivel a régebbi művekben előforduló hivatkozások és a kutatók jegyzetei többnyire a régi rendszer szerinti leltárra vagy katalógusra vonatkoznak, és a levéltáros másként nem tudná könnyen megtalálni azokat az iratokat, amelyeket a régi leltárra hivatkozva kérnek tőle, célszerű, ha megőrzi a régi leltárat vagy katalógust és minden egyes leltári szám mellett feljegyezi benne az új leltárban szereplő számot. A szabály annak szükségességét hangsúlyozza, hogy csak óvatosan, s letisztult elvek mentén szabad eljárni a nem megfelelően kialakított egykorú irattári, avagy levéltári rend megváltoztatása során. Az ajánlás az iratrendezést megelőző körültekintő vizsgálódás szükségességéről szól. Ember Győző erről ekként vélekedett: „...Lehetségesnek tartom, hogy [amennyiben] az eredeti irattári rendszer nem megfelelő, a rendezés első fázisában mégis azt állítom helyre, mert az egykorú segédkönyvek ahhoz a rendszerhez használhatók, igy tehát az anyagot gyorsan használhatóvá tudom tenni. Idővel azután, a rendezés második fázisában, megváltoztatom az eredeti irattári rendszert. Nem vagyok híve annak a nézetnek, hogy ha egy fondót vagy állagot rendezni kezdünk,akkor rendezzük azt egyszerre véglegesen. Elismerem, hogy elvileg ez a helyes álláspont. A gyakorlatban azonban ennek az elvnek az érvényesítése azt jelentené nálunk, hogy irafolyóméterek százai még évtizedeken keresztül a kutathatóságnak azon a primitív fokán maradnának, amit nyugodtan nevezhetünk kutathatatlanságnak is”. Ember, 1961. 156. p. 25. §A fond rendezése során az els ő lépés a sorozatok (határozatok, levelek, jegyzőkönyvek, számadások, nyugták, stb) helyreállítása, mert ezek határozzák meg a vezérfonalat, amelyhez igazodva a különálló iratokat egy bizonyos rendszer szerint csoportosítjuk Ez a szabály a 20. paragrafus természetes kiegészítése, helyessége az ott elmondottak fényében magától értetődő. Természetesen az is lehetséges lenne – amint ezt már fentebb is kifejtettük –, hogy ezeket a különálló iratokat másként – időrendben vagy tárgyilag – rendezzük ahelyett, hogy a sorozatok részeként kezelnénk őket, de nem lenne igazán praktikus dolog, ha egyazon fond különböző részeinek rendezése során kétféle szisztémát követnénk. És mivel – amint már láttuk – szisztémánk a sorozatokra épül, ebből a tényből egyúttal az is következik, hogy a különálló iratokat célszerű ugyanezen szisztémának megfe-120
