Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
lelően rendezni. Ezenkívül van egy másik megfontolás is, amely ugyanerre az eredményre vezet: ha az a célunk, hogy az egykori hivatalszervezethez igazodva rekonstruáljuk a fondot, akkor – hacsak nem akarunk félmunkát végezni – az adott fondhoz tartozó különálló iratokat természetesen a határozatok, ítéletek és egyéb sorozatok mellett kell elhelyeznünk. Gyakorlati szempontból hasznos, ha még egy további lépést teszünk ebben az irányban. Ha például az ingatlan-átruházási és a jelzálog ügyeket egyazon lajstromba jegyezték be, akkor célszerű egyetlen sorozatban egyesíteni a két irattípushoz kapcsolódó fogalmazványokat is. Így, ha összehasonlítás céljából szükségünk van egy fogalmazványra, a lajstrom segítségével könnyen megtaláljuk azt. És hasonlóképpen: ha meg akarjuk válaszolni azt a kérdést, hogy a beérkező leveleket időrendben vagy tárgyilag kell-e rendeznünk, akkor meg kell állapítanunk, hogy vannak-e olyan másolati könyvek, amelybe ezeket a leveleket bejegyezték. Ha igen, akkor a kronológikus rendezés a megfelelő megoldás. Az itt leírt módszer a vezérelve mindazon különálló iratok rendezésének, amelyekről a többi szabályban alig vagy csak érintőleg esik szó. Ld. a 20. §-hoz fűzött megjegyzést! 26. §Azokat a különálló iratokat, amelyekr ől belső vagy külső jelek révén kiderül, hogy valaha sorozatok vagy dossziék részét képezték, hacsak lehet, ismét sorozatokban vagy dossziékban kell egyesíteni Szokás volt, hogy a levéltárak egykori kezelői kötegekbe gyűjtötték össze a beérkező leveleket vagy a kimenő iratok fogalmazványait, de az is előfordult, hogy egyszerűen csak sorszámmal látták el és közös mappában helyezték el őket. Az iratokat ekkor természetesen a testülethez való beérkezésük időrendjébe rendezték, elhelyezésüket tehát formai jegyek határozták meg. Ez azt je lenti, hogy ilyen esetben nem az iratokban tárgyalt témákra – vagyis arra a kérdésre, hogy a levél államügyekkel vagy valamilyen pénzügyi kérdéssel foglalkozik-e – összpontosítottak, hanem csakis arra a körülményre, hogy az adott irat egy levél vagy éppen egy kérvény-e. A sorozatok további, részletesebb rendezése alkalmával más, nem ennyire egyértelmqen külsődleges kritériumokat vettek figyelembe: így például kiadási hely szerint csoportosították a leveleket, vagy elkülönítették egymástól a tulajdonjog-átruházási ügyek és a jelzálog ügyek iratait, a rendeleteket és az egyéb ügyiratokat. Ebben a rendszerben – vagyis a sorozatokra épül ő rendszerben – azonban sosem az iratok tényleges tartalma képezte a csoportosítás alapját. 121
