Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
álló volt az egyesítés indítéka, mára már elveszítette létjogosultságát, ezért többé nincs ok arra, hogy az iratok együtt maradjanak. Összegyűjthették az iratokat például egy családtörténeti kutatáshoz, vagy az is lehet, hogy az együtt talált dokumentumok olyan iratok, amelyek véletlenül éppen a szóbanforgó testület egyik tagjánál voltak annak idején, amikor meghalt vagy nyugdíjba vonult. Mindenesetre azonban ahhoz, hogy meg tudjuk ítélni, vajon helytálló volt-e vagy sem az iratok egybegyűjtésének oka és ez az ok jelenleg használható vagy használhatatlan-e, mindenekelőtt ismernünk kell az okot magát. Ezt is előírja tehát a fenti szabály. Jó, ha mindig észben tartjuk egyfelől azt, hogy sohasem ok nélkül csoportosították az iratokat, másfelől pedig azt, hogy az iratok alapján majdnem mindig meg lehet állapítani, hogy mi volt ez az ok. Ha egyszer-másszor előfordul, hogy bizonyos iratokat olyan furcsa módon csoportosítottak, hogy annak okára semmiféle magyarázatot nem lehet adni, akkor a levéltárosnak feljegyzést kell készítenie az együtt talált iratokról, mert soha nem lehet kizárni azt a lehetőséget, hogy valamikor később felfedezi a csoportosítás okát. Ez egyébként gyakran még akkor is javasolható, ha a levéltáros ismeri az általa megszüntetett csoportosítás okát, hiszen fontos lehet, hogy tudjuk, egykor mely iratokat gyűjtöttek össze közös dossziéban vagy egy bizonyos kutatás érdekében. Az egykorú, szervesen fejlődött irattári egységeknek a végleges levéltári rendszerbe illesztésekor követett elveket, s a végleges iratszerkezet kialakulását befolyásoló tényezőket elemzi behatóan Herzog József a kamarai levéltárról írott művében. Herzog, 1931. 226–283. p.; A családi iratok esetében a család által kialakított rendszer sajátos, nem is minden esetben feltáruló logikáját követő „összefüggések” jelentőségét hangsúlyozza: Bakács, 1955. 10. skk. p. 23. §Ha szükség van rá, akkor megengedett az olyan kötetek vagy különálló iratokból álló csomók megbontása, amelyeket a fond későbbi kezelői hoztak létre. Ha azonban maga az ügyintéző szerv vagy a kutatók gyakran használják a szóbanforgó kötetet vagy gyűjteményt és mint egységes egészre hivatkoznak rá, akkor tanácsos azt érintetlenül hagyni és egységes egészként leírni, emellett azonban a kötetben vagy a gyűjteményben őrzött iratok egyedi leírása is szerepelhet a leltárban azon a helyen, ahová az adott irat egyébként tartozik A kés őbbi kezelők kifejezés alatt a fond egyéb kezel őit értjük, akik nem azonosak azokkal a hivatalnokokkal, akik meghatározott formába öntötték a fond szerkezetét. Főleg azokra a levéltárosokra és más személyekre utalunk ezzel a ki-117
